La scheda di un record

Com’è fatta

In alto l’intestazione: identità del record (numero, codice, descrizione, tipo, stato), sempre visibile anche cambiando scheda, e i pulsanti d’azione — Stampa, Salva, e il menu ⋮ con le azioni meno frequenti (Avvia evento, Elimina, Duplica). Sotto, la fila di schede: la prima è l’anagrafica vera e propria, le altre sono i pannelli comuni descritti più avanti.

Quali schede compaiono dipende dal modulo e, per gli eventi, dal modello: un evento senza costi previsti non mostra la scheda Costi. La testata si può comprimere con il segno − in alto a destra, per dare più spazio al contenuto. Allo stesso modo si chiude ogni gruppo di campi di una scheda — compresi Foto e Tag — con un clic sulla sua intestazione; un altro clic lo riapre. Se al salvataggio un campo di un gruppo chiuso ha un problema, il gruppo si riapre da solo sul campo.

Modificare, salvare, annullare

Si scrive direttamente nei campi. Le modifiche restano in una bozza finché non premi Salva: fino a quel momento nessun altro le vede, e si possono ripercorrere all’indietro.

• Le frecce Annulla e Ripeti (undo / redo) percorrono la storia della bozza, comprese le modifiche nelle altre schede dello stesso record. La freccia verso destra ha il suggerimento Ripristina la modifica annullata: qui la chiamiamo Ripeti per distinguerla dal pulsante testuale Ripristina.
• Il pulsante Ripristina scarta invece tutte le modifiche non salvate, dopo conferma. Non è il comando per ripetere una modifica annullata: dopo il ripristino la bozza scartata non si recupera con le frecce.
• Nel Foglio di calcolo funzionano anche Ctrl+Z e Ctrl+Y dentro il foglio: se annulli così le modifiche fino a tornare al foglio di partenza, la bozza torna pulita e Salva si spegne.
• Anche le cancellazioni di righe nei sotto-elenchi sono in bozza: diventano definitive al Salva, e prima si possono annullare.
• Alcune azioni sono invece immediate e non passano dalla bozza: caricare un file, inviare un messaggio, chiudere una disposizione, approvare una revisione. La guida lo segnala dove capita.
• Se provi a lasciare la scheda con modifiche non salvate, Qualibus ti avvisa. Se invece il salvataggio è ancora in corso non chiede nulla: attende che finisca e poi prosegue da solo. Solo se il salvataggio non riesce ti chiede che cosa fare delle modifiche rimaste.
• I campi obbligatori mancanti bloccano il salvataggio e vengono evidenziati.

Se Salva segnala errori

Prima di scrivere qualsiasi cosa, Salva controlla tutta la scheda. Se qualcosa non va non salva niente, e in alto compare un riquadro rosso, «Errore: Impossibile salvare …», che scende dal bordo dello schermo e resta lì mentre scorri. Elenca tutti i problemi insieme, anche quando riguardano schede diverse (testata, Dati personalizzati, Disposizioni, Costi…): sotto il nome di ogni scheda, una riga per campo o per riga da correggere, con in evidenza a cosa si riferisce («Riga 3:», «La disposizione n.2:»). Qualibus ti porta subito sul primo problema; premi una riga per raggiungere il suo: si apre la scheda, il campo viene evidenziato in rosso, oppure la riga della griglia viene selezionata e segnata in rosso, con il suo dettaglio aperto e i campi da correggere evidenziati in rosso (in una griglia modificabile direttamente, come i Costi, è la cella da correggere a essere bordata di rosso). Se il campo è in un gruppo chiuso il gruppo si apre, e se una ricerca nasconde la riga la ricerca viene tolta. Il rosso sparisce appena correggi il valore. Correggi e salva di nuovo: chiudere il riquadro con la ✕ non risolve i problemi e non salva la bozza.

Creare un record nuovo

1. Nuovo — il pulsante sta in alto a destra nell’elenco del modulo.
2. Scegli la tipologia — è la scelta che determina quali dati personalizzati compariranno, e quali saranno obbligatori.
3. Compila la scheda vuota: i campi obbligatori sono in evidenza, compresi quelli personalizzati.
4. Salva — solo qui il record viene creato e riceve il suo codice o numero progressivo.

Il progressivo viene da un contatore condiviso con il client Qualibus: avanza per tutti, quindi due numeri consecutivi non significano due record creati dalla stessa persona.

Eliminare e stampare

Elimina (nel menu ⋮) cancella il record e ciò che ne dipende. La conferma è volutamente scomoda: secondo la configurazione può essere richiesto di digitare la parola ELIMINA per procedere. Non è reversibile.

Se il record è collegato ad altri record (lo vedi nella scheda Collegamenti) o è ancora in uso altrove, Qualibus lo segnala subito con un messaggio rosso e non chiede nemmeno la conferma: elimina prima i collegamenti, poi riprova.

Preparare la stampa della scheda

Il pulsante Stampa apre le Opzioni di stampa. Per le stampe predefinite puoi scegliere i contenuti, l’aspetto e il formato del file prima di generarlo. Le sezioni disponibili cambiano secondo il modulo e le schede visibili nel record.

Puoi partire da Standard, che seleziona i contenuti principali del modulo, Completa, che include tutte le sezioni disponibili, oppure Essenziale, che propone una selezione ridotta. Sono punti di partenza: puoi poi cambiare le singole opzioni.

Sezioni da includere

Spunta le sezioni che vuoi riportare nel documento, per esempio Definizione o Anagrafica, Dati personalizzati, Riferimenti, Disposizioni, Promemoria e Costi. Deseleziona quelle che non servono; per generare la stampa deve restare selezionata almeno una sezione.

• Espandendo Riferimenti puoi scegliere la disposizione Estesa o Compressa e decidere se includere i dati personalizzati dei riferimenti.
• In Documenti puoi includere separatamente Documenti collegati e Documenti comunicazione. La scheda ne riporta le informazioni; questa selezione non incorpora il contenuto dei file allegati.
• Negli Organigrammi, accanto alla sezione del grafico, Pagine permette di distribuire il grafico su un numero di fogli da 1 a 8.

Opzioni e configurazione

• Stampa data e ora, Stampa ditta, Stampa logo e Numeri di pagina si attivano separatamente. Il logo viene riportato se è configurato.
• Orientamento: scegli Verticale oppure Orizzontale; l’orizzontale offre più larghezza per tabelle e riferimenti.
• Stile: Executive usa il blu istituzionale, Midnight notte e azzurro, Aurora prugna e corallo, Candido un’intestazione bianca con il blu. Lo stile cambia l’aspetto della stampa, non i contenuti selezionati.
• Tipo file: PDF per un documento impaginato da stampare o condividere; DOCX per aprirlo e modificarlo in un programma compatibile con Word.

Anteprima, quando disponibile, apre sempre un PDF in una nuova scheda, anche se hai scelto DOCX come tipo file. Controlla il risultato, poi usa Genera PDF o Genera DOCX per ottenere il documento nel formato scelto.

Nel PDF il titolo completo dell’intestazione va a capo su più righe quando necessario. I testi formattati, come la descrizione di un evento, mantengono colori, grassetti, elenchi e tabelle. Un testo lungo comincia nella pagina corrente e continua nella successiva. Nella stampa delle disposizioni degli eventi, l’esito multiplo indicato con “M” compare come Attuata; gli esiti con una descrizione propria mantengono quella descrizione.

Le Stampe QApp, quando presenti, sono fornite da app collegate e possono avere un formato e opzioni propri. Selezionandone una, le opzioni della stampa predefinita non si applicano. L’app può aprire una configurazione, chiedere una conferma oppure rifiutare l’operazione; in quel caso Qualibus mostra il motivo comunicato dall’app.

Dati personalizzati

Usa la ricerca del pannello per trovare un campo per nome o per contenuto: vengono considerati anche le opzioni e i suggerimenti. Cancella la ricerca per rivedere tutti i campi. Il simbolo ?, quando presente, spiega come compilare il dato; le aree di testo ridimensionabili si possono allargare in altezza trascinandone il bordo. I campi obbligatori sono segnalati già durante la compilazione.

Sono i campi che la tua azienda ha aggiunto oltre a quelli standard. Sono definiti in Opzioni e raggruppati per tipologia del record: un “Cliente estero” può avere campi che un “Cliente Italia” non ha.

• Sono tipizzati: testo, numero, data, sì/no, elenco a scelta, importo, documento collegato.
• Quelli obbligatori bloccano il salvataggio finché non sono compilati — e, sui moduli che lo prevedono, vengono chiesti già alla creazione.
• Alcuni compaiono solo se un altro campo ha un certo valore (visibilità condizionata): non è un errore se un campo appare o sparisce mentre compili.
• Dove è abilitata, la cronologia mostra chi ha cambiato un valore e quando.
• I dati personalizzati sono ricercabili dalle consultazioni: è lì che diventano davvero utili.
• Chi li configura trova la sintassi completa (combo, calcoli, maschere) in Sintassi del campo Valore.

Riferimenti

Collegano il record ad altri record dell’applicazione, ciascuno con un ruolo: il cliente coinvolto in un evento, il fornitore di un articolo, il reparto interessato da un audit, il personale che partecipa. Si aggiungono scegliendo prima il tipo di riferimento e poi il record con il selettore.

Aggiungere più riferimenti

1. Scegli il tipo di riferimento; dove disponibile, Nuovo tipo riferimento aggiunge un gruppo alla scheda.
2. Usa la lente per cercare i record nella consultazione. Imposta i criteri e spunta i record da collegare; conferma la selezione. La selezione multipla viene aggiunta come un'unica modifica annullabile.
3. Controlla i dati dei riferimenti e premi Salva nella scheda principale.

La cartella apre il record collegato; la gomma svuota il collegamento, senza cancellare l'anagrafica di destinazione. Nel nuovo evento, completa i riferimenti obbligatori e il numero minimo richiesto prima di proseguire. Un riferimento già presente può essere escluso dall'elenco delle scelte.

Per riportare lo stesso valore su più righe, fai clic destro sulla cella e apri il menù Copia valore: scegli In tutte le righe — che diventa Nelle righe filtrate quando è attivo un filtro — oppure Nelle righe vuote, che compila solo le righe ancora senza valore senza toccare quelle già compilate. Prima di salvare puoi annullare la modifica con la freccia Annulla.

Non sono un dettaglio decorativo: i riferimenti determinano chi vede cosa e chi viene avvisato. Negli eventi, per esempio, il personale collegato nei riferimenti può ricevere l’impegno sul proprio calendario.

Le larghezze iniziali delle colonne e lo zoom dei dati personalizzati seguono le impostazioni del tipo di riferimento nelle Opzioni. Se hai già personalizzato la griglia, restano valide le tue impostazioni: usa Ripristina impostazioni per tornare a quelle definite nelle Opzioni. Su uno schermo stretto puoi scorrere la griglia orizzontalmente per raggiungere tutte le colonne.

Gli strumenti della griglia sono descritti in Lavorare con gli elenchi.

Nei PDF, i titoli delle sezioni e le intestazioni delle tabelle vengono ripetuti sulle pagine di continuazione.

Nelle stampe standard PDF e Word, i riferimenti sono raggruppati per tipo. Scegli Compressa per avere il riferimento e i dati personalizzati sulla stessa riga, oppure Estesa per mostrare il riferimento a tutta larghezza e i suoi dati sotto. Le colonne seguono le proporzioni definite nelle Opzioni, adattate alla pagina; i testi lunghi vanno a capo. Ogni tipo di riferimento si apre con una fascia a tutta larghezza, a colori alterni, così si vede subito dove cambia tipo.

Documenti

I documenti del sistema documentale collegati a questo record, più eventuali allegati liberi. Da qui si apre il documento in lettura o si scarica la revisione in vigore; il ciclo di vita completo è nel capitolo Documenti.

Gli allegati liberi stanno nella sottoscheda Comunicazioni: con Aggiungi documento ne crei uno da file, da altro documento o da modello; dal menu di una riga (tasto destro) lo apri in lettura, lo estrai in modifica, lo inoltri o lo elimini.

Nello stesso menu, Duplica crea una copia del documento nella stessa scheda, come se avessi caricato di nuovo lo stesso file: serve quando un documento già fatto è la base di partenza per il prossimo.

• La copia prende la descrizione dell’originale seguita da “ - Copia” (prima dell’estensione, se la descrizione è il nome del file: verbale.docx diventa verbale - Copia.docx) e resta selezionata nell’elenco, pronta da rinominare ed estrarre in modifica.
• La voce c’è solo per i documenti modificabili nell’editor integrato (testi, fogli di calcolo, presentazioni: .docx, .xlsx, .pptx, .rtf, .txt e simili) e solo con la scheda in modifica; non c’è su un documento estratto.
• La copia resta nello stesso gruppo dell’originale e nasce a tuo nome; l’originale non viene toccato.
• Duplica lavora dentro la stessa scheda: per portare un documento in un’altra scheda scaricalo e aggiungilo là da file.

Promemoria

Note con una scadenza e un esecutore. Compaiono sul calendario di chi le deve gestire e, passata la data, tra gli scaduti. Si creano dalla scheda del record (così restano collegati a quel cliente, progetto o evento) oppure direttamente dal calendario.

Il pulsante Aggiungi promemoria apre l’elenco dei tipi: scegline uno e il promemoria si aggiunge subito, già con quel tipo. Se i tipi sono più di sei, in cima all’elenco c’è Cerca tipo… per trovarlo scrivendo.

Si chiudono con una conferma che registra data ed esito: è la traccia che l’impegno è stato onorato.

Le note scritte alla chiusura si leggono nel dettaglio del promemoria. Per vederle anche nell’elenco, apri il pannello Colonne e spunta Note di chiusura: la colonna è nascosta finché non la accendi, e Qualibus se la ricorda.

Un promemoria chiuso per errore si può riaprire: con la scheda in modifica, selezionalo e premi la gomma accanto a Chiuso da. Dopo la conferma il promemoria torna aperto: si cancellano esito, note di chiusura, data di chiusura e chi l’ha chiuso, mentre data e orari restano quelli registrati. Se nella scheda ci sono modifiche non salvate, Qualibus chiede prima di salvarle.

Chi può riaprire un promemoria (serve in ogni caso il permesso di modifica sul modulo della scheda):

• sui promemoria di un evento: solo un utente amministratore, chiunque abbia inserito il promemoria. Né il superutente né l’autore possono farlo, se non sono amministratori. Su un evento chiuso non si può riaprire nessun promemoria: l’evento non è più modificabile;
• in tutti gli altri moduli (clienti e fornitori, personale, privati, funzioni, articoli, organigrammi, progetti, altre anagrafiche): chi ha inserito il promemoria, oppure un utente amministratore o superutente.

Chi non ha questo diritto non vede la gomma. La riapertura si fa solo dalla scheda: non dal calendario né dalle registrazioni dei progetti.

Collegamenti

Le relazioni con altri record: da qui si salta alla scheda collegata (CTRL+clic per una nuova scheda del browser). Se non hai i permessi sul modulo di destinazione Qualibus te lo dice, invece di aprire una pagina vuota.

Note, foto e tag

Note: testo libero formattato — grassetto, elenchi, colori, tabelle, link — per tutto ciò che non sta in un campo. Si stampano insieme alla scheda. Su telefono la barra mostra una sola riga con i pulsanti più usati: il + in fondo alla riga apre gli altri, il − li richiude.

Foto: logo dell’azienda, fototessera del dipendente, immagine di un’attrezzatura. Si trascina il file nel riquadro, si incolla con CTRL+V, oppure si usa Carica immagine. Quando la foto c’è, nel riquadro resta solo il cestino (Rimuovi foto): per cambiarla basta trascinarne o incollarne un’altra sopra. Negli articoli le immagini sono due, e un clic su un’immagine la ingrandisce.

Tag: etichette libere da appiccicare al record — “cliente da valutare”, “fornitore critico”, “strumento critico” — per ritrovare gruppi di record che nessun campo standard descrive. Si aggiungono cercandole nel campo e si tolgono con la ×.

Indirizzi e contatti

Sulle anagrafiche: più sedi (legale, magazzino, cantiere) e più persone di riferimento con telefono ed e-mail. Dai contatti si scrive un’e-mail con un clic, e si può disegnare l’organigramma interno dell’azienda spostando le persone tra i livelli. Aggiungi contatto inserisce la nuova persona sotto quella selezionata nell’organigramma; per aggiungerla al primo livello chiudi prima il dettaglio o fai clic su uno spazio vuoto del grafico.

Per eliminare un contatto fai clic con il tasto destro sulla sua scheda e scegli Elimina contatto; nello stesso menu trovi Sposta a sinistra, Sposta a destra e Aggiungi assistente. Su telefono o tablet apri il contatto e usa il menu ⋯ in alto. Un contatto che ha collaboratori va prima svuotato: spostali o eliminali. Come ogni modifica della scheda, l’eliminazione diventa definitiva con Salva.

Comandi e schede delle app collegate

Se la tua azienda usa QApp, puoi trovare comandi aggiuntivi nella barra della scheda, una voce QApp su telefono, dati in Collegamenti o schede con il nome dell'app. Funzionamento e disponibilità dipendono dall'app configurata e dai tuoi permessi. Vedi QApp e app collegate per salvataggio e ritorno al record.