Trovare e aprire i dati
Elenchi, alberi e consultazioni condividono gli strumenti di ricerca; il gesto di apertura dipende dal contesto.
In breve
- Negli elenchi principali il clic può aprire il record; nelle consultazioni e nei pannelli collegati usa Apri o il doppio clic.
- La casella Cerca filtra su tutte le colonne; le intestazioni ordinano e raggruppano.
- Quando la ricerca a testo libero non basta: Consultazioni, con criteri, colonne e filtri salvabili.
Aprire un record
- Negli elenchi principali, come Clienti, un clic sulla riga apre la scheda del record.
- Nelle consultazioni e nei pannelli collegati il clic seleziona la riga: per entrare nel record usa il pulsante Apri (cartella) o il doppio clic.
- Nelle finestre che chiedono di scegliere un record, selezionare significa compilare il campo di partenza. Spunta e conferma le righe richieste; non confondere questa operazione con l'apertura della scheda.
- I comandi di apertura portano normalmente nella scheda corrente. Tieni premuto CTRL (⌘ su Mac) quando attivi l'apertura per usare una nuova scheda del browser, dove il comando lo supporta. Funziona anche sulle voci del menu principale e sui pulsanti Opzioni con l'ingranaggio, comprese le Opzioni del Calendario e delle Comunicazioni. La pagina di partenza resta aperta.
- Negli alberi, il clic su un ramo lo espande o comprime; su una foglia può aprire il record. Negli organigrammi, come nelle altre anagrafiche, il clic seleziona la riga e il doppio clic la apre; la freccetta accanto al nome la espande o la comprime. Nell'archivio documenti selezionare una cartella ne mostra il contenuto. Usa i comandi del documento per aprirlo.
Il pulsante Indietro del browser torna alla pagina precedente. Una scheda nuova è utile per confrontare due record.
Lavorare con gli elenchi
Ogni elenco è una griglia, e i gesti sono sempre gli stessi:
| Gesto | Effetto |
|---|---|
| Scrivere in Cerca… | Filtra le righe su tutte le colonne, mentre digiti. |
| Clic sull’intestazione | Ordina; un secondo clic inverte l’ordine. |
| Icona filtro nell’intestazione | Filtra su quella colonna (valori, intervalli, testo contenuto). |
| Trascinare un’intestazione nella barra Raggruppa per colonna | Raggruppa l’elenco: gli articoli per categoria, gli eventi per stato, le attività per esecutore. |
| Tasto destro su un elenco raggruppato | Espandi gruppo / Ritrai gruppo agiscono sul gruppo sotto il mouse; Espandi tutto / Ritrai tutto agiscono su tutti i gruppi (anche dal menu di una riga). |
| Trascinare il bordo di una colonna | Ne cambia la larghezza; il doppio clic la adatta al contenuto. |
| Altre opzioni griglia (⋮) o Opzioni griglia nel menu contestuale | Preferenze di visualizzazione; gli altri strumenti della barra permettono di scegliere le colonne ed esportare. |
| Tasto destro dentro un campo di testo (anche nella riga del filtro rapido) | Apre il menu del browser, con il controllo ortografico; fuori dal campo resta il menu della griglia. |
Le griglie scorrono dentro sé stesse, senza pagine da sfogliare: le righe vengono visualizzate man mano che scendi, e il totale è indicato in basso (“115 righe”).
Filtri, riepiloghi e preferenze
Il Filtro rapido aggiunge caselle sotto le intestazioni. Il pannello filtro mostra le condizioni applicate e permette di combinarle, per esempio «stato aperto E data precedente a…». Controlla anche la casella Cerca: più filtri attivi restringono insieme il risultato.
Con il tasto destro nella riga di riepilogo, sotto una colonna, scegli tra le operazioni adatte al dato: conteggio, somma, minimo, massimo o media. Le scelte cambiano secondo il tipo di colonna: non tutte hanno una somma. I riepiloghi seguono i filtri applicati.
Le preferenze della griglia conservano disposizione delle colonne e opzioni di visualizzazione. Ripristina impostazioni torna alla configurazione iniziale di quella griglia.
- F4: mostra/nasconde il filtro rapido.
- F6: mostra/nasconde il pannello gruppi, nelle griglie che consentono il raggruppamento.
- Shift+F5: altezza automatica delle righe.
- Shift+F6: larghezza automatica delle colonne.
Le scorciatoie agiscono sulla griglia in cui stai lavorando; le stesse scelte sono nelle sue opzioni.
Le consultazioni appartengono al modulo da cui le apri. Il percorso in alto mostra il modulo e, quando presente, la classe di evento o il tipo di anagrafica: clicca sul relativo nome per tornare al suo elenco. I collegamenti salvati in precedenza continuano a funzionare.
Consultazioni: la ricerca strutturata
Il pulsante Consultazioni, presente in tutti i moduli, apre la ricerca ricca. Serve quando la domanda non è “trovami questo nome” ma “dammi tutti i record che soddisfano queste condizioni”.
- Criteri su più campi insieme: anagrafici, stato, date, riferimenti e dati personalizzati — quindi anche sui campi che la tua azienda ha aggiunto (Sintassi del campo Valore).
- Colonne a scelta: decidi cosa mostrare nel risultato, e in che ordine.
- Stratificazione e calcoli: raggruppando si ottengono conteggi e somme (quanti eventi per classe, quante ore per commessa, quanti documenti per stato).
- Filtri salvati: una ricerca che rifai spesso si salva come filtro personale (solo tuo) o aziendale (disponibile a tutti gli utenti).
- Il risultato è una griglia normale: ordinabile, raggruppabile, stampabile ed esportabile.
Nella finestra Dati personalizzati puoi cercare nei nomi delle sezioni o dei singoli dati. La ricerca mantiene le selezioni già effettuate.
Esempio: una ricerca da riutilizzare
- Apri Consultazioni dal modulo e imposta i criteri nelle schede disponibili, per esempio stato e intervallo di date. Premi Cerca.
- Controlla i risultati. Scegli le colonne e, se necessario, restringi ulteriormente con il filtro della griglia.
- Premi Salva filtro e assegna un nome riconoscibile. Vengono conservati i criteri e i filtri della griglia. Un filtro personale è tuo; solo un amministratore può salvarlo come aziendale. Salvare con un nome già usato sovrascrive il filtro corrispondente.
- Alla prossima consultazione richiama il filtro dall'elenco e avvia la ricerca. Per ripartire usa Pulisci: ripristina i criteri iniziali delle schede e rimuove i filtri della griglia. Gli eventuali vincoli del contesto, per esempio il tipo di record richiesto da un selettore, restano validi.
Le consultazioni sono anche il motore dei selettori: quando dentro una scheda devi scegliere un cliente, un documento o un articolo, ritrovi gli stessi criteri. Imparare a usarle una volta velocizza tutto il resto.
Nelle consultazioni e nelle finestre di selezione, premi Invio da un campo di testo dei criteri per avviare Cerca, anche dalla tastiera del telefono. Puoi farlo anche nei campi Valore riferimento e Contatto.
Stampare ed esportare
- Nel menu Esporta della griglia scegli File Excel, File XML, File HTML o File di testo. I dati esportati seguono i filtri e l'ordinamento della griglia; la presentazione dei raggruppamenti dipende dal formato. Controlla il risultato prima di condividerlo.
- Il pulsante Stampa della scheda apre le opzioni delle stampe predefinite: scegli le sezioni da includere, l’orientamento verticale o orizzontale, lo stile e il tipo di file PDF o DOCX. Puoi anche attivare data e ora, ditta, logo e numeri di pagina. Vedi Preparare la stampa della scheda per le selezioni Standard, Completa ed Essenziale, le opzioni dei riferimenti e l’anteprima.
- Alcuni moduli hanno stampe dedicate (il registro dei documenti, il foglio di distribuzione, il piano di audit): sono descritte nei rispettivi capitoli.
Dove cercare cosa
| Se cerchi… | Vai a… |
|---|---|
| Un cliente, un fornitore, un dipendente | Anagrafiche, oppure la Rubrica per i soli recapiti |
| Una procedura, un modulo, un certificato | Documenti — con Consultazioni se non sai in quale cartella sta |
| Una non conformità, un audit, un reclamo | Eventi, nella classe relativa |
| Cosa devi fare oggi | Calendario, vista Griglia o Scaduti |
| Le ore di una commessa | Registrazioni progetti, o una consultazione sui progetti |
| Un andamento, un totale, una percentuale | Cruscotti |
Se non trovi un record: chiusi, non attivi e filtri
Negli elenchi che lo prevedono, attiva Mostra chiusi per includere anche i record chiusi. Nell'elenco dei modelli evento e negli organigrammi l'interruttore si chiama Mostra non attivi. Il significato di chiuso dipende dal modulo: non coincide sempre con lo stato degli eventi.
Controlla poi Cerca, filtri di colonna, criteri della consultazione e cartella o classe selezionata. Questi comandi non concedono nuovi permessi: se il record resta assente, chiedi al responsabile di verificarne posizione e accessibilità.