Opzioni

La mappa delle aree

Ogni area ha la stessa forma: a sinistra l’elenco delle voci configurabili, a destra la tabella su cui si lavora, con Aggiungi, la copia riga, il cestino e Salva.

Se al Salva qualcosa non va, il salvataggio si ferma: in alto compare il riquadro rosso con l’elenco dei problemi e le righe da correggere diventano rosse. Un testo troppo lungo viene segnalato con il nome della colonna e il numero massimo di caratteri: per esempio il Nome di un dato personalizzato accetta al massimo 128 caratteri, quindi una spiegazione più lunga va nel Suggerimento. Le righe salvate prima dell’errore restano salvate: corretto il problema, premi di nuovo Salva per le altre.

Se lasci la pagina con modifiche non salvate (dal menu, dal percorso in alto o con il tasto Indietro), Qualibus chiede se uscire senza salvarle: Rimani ti riporta alle modifiche.

Struttura e anagrafiche

• Ditta, Parametri, Generali — identità aziendale e comportamenti globali. La Descrizione ditta -1- (la ragione sociale) è in sola lettura: è legata alla licenza di Qualibus e cambia solo con una nuova licenza.
• Clienti e Fornitori, Personale, Privati, Articoli, Funzioni, Progetti — tipologie, stati e opzioni di ciascun modulo. È qui che si decide, per esempio, quali tipi di cliente esistono e quali dati personalizzati porta con sé ciascun tipo.
• Categorie merceologiche, Contratti, Classi di costo.
• Comuni, Province — le tabelle territoriali.
• Altre anagrafiche — i tipi di infrastruttura e strumento, con le loro frequenze di manutenzione e taratura e i criteri di accettabilità: la configurazione da cui nascono da soli gli impegni sul calendario.

Firma e-mail aziendale

In Opzioni generali > Parametri > Internet puoi modificare la Firma e-mail con lo stesso editor delle note: testo formattato, colori e immagini. La firma viene salvata con il pulsante Salva dei parametri; per modificarla serve il permesso di modifica delle opzioni generali.

Nel modello puoi usare [1] per il nome dell'azienda, [2] per il nome dell'utente e [3] per la sua email. In Impostazioni email del menu utente trovi l'anteprima in sola lettura con i valori sostituiti e puoi scegliere se usare questa firma al posto di quella personale.

Eventi

• Classi, Ambiti, Ambiti/Classe, Tipologie — la tassonomia degli eventi: come si chiamano i processi e come si raggruppano.
• Esiti, Esiti/Classe — gli esiti ammessi alla chiusura delle disposizioni. Sono gli stessi che nel workflow danno il nome alle frecce.
• Esiti Checklist (per classe e per tipo) — le risposte ammesse nelle check list e quali di esse avviano un rilievo, cioè un evento collegato.
• Tipi disposizioni, Tipi costo, Tipi riferimento — le categorie usate dentro gli eventi e nelle analisi.
• Stati pubblici — come lo stato di un evento viene mostrato all’esterno.
• Contatori — le numerazioni progressive, condivise con il client Qualibus.
• Ruoli (Classi, Ambiti) — chi può vedere e avviare quali eventi.

Documenti e comunicazione

• Documenti, Tipi documento — le categorie e i comportamenti dell’archivio.
• Liste di distribuzione — i gruppi di destinatari usati per la distribuzione controllata.
• Documenti Comunicazioni — i modelli usati per le comunicazioni. I segnaposto che si possono scrivere dentro un modello sono elencati in Campi nei modelli documento.
• Posta elettronica, Config Email — server, mittente e regole di invio degli avvisi. È il primo posto da controllare quando le e-mail automatiche non arrivano.

Applications Manager: menu, applicazioni e utenti

L’area AppMan governa ciò che l’utente vede prima ancora di entrare in un modulo: la composizione del menu, le applicazioni collegate e i permessi.

• Cartelle menu e Elementi menu — la struttura del menu laterale: quali cartelle esistono, quali voci contengono, in che ordine. Una voce di menu punta a un modulo, a una classe di evento, a una consultazione o a un indirizzo esterno.
  La colonna Icona apre un pannello con i disegni disponibili, cercabili per nome: quello che scegli è ciò che comparirà nel menu a sinistra. Lasciandola vuota la voce usa un disegno neutro. La stessa scelta è disponibile sulle Classi evento, in Tabelle Eventi.
  Il menu si aggiorna appena salvi, senza bisogno di ricaricare la pagina.
• Finestra principale — l’aspetto e i comportamenti generali dell’applicazione.
• Applicazioni, Applicazioni esterne, Addin — le integrazioni: le Qapp, che compaiono in fondo al menu ciascuna con il proprio logo, e i componenti aggiuntivi (per esempio l’addin di Office).
• Utenti, Gruppi, Privilegi — chi esiste, in che gruppo sta, e cosa quel gruppo può vedere e fare. I privilegi si danno al gruppo, non alla persona.
  L’elenco degli utenti è raggruppato per Reparto, come nel client/server: la colonna Reparto è in sola lettura e serve a raggruppare e filtrare. Per spostare un utente in un altro reparto usa la colonna Reparto (modificabile): l’utente passa subito nel gruppo del nuovo reparto, e il cambio diventa definitivo con Salva.
  Se cambi il Codice di un utente, al Salva viene creato l’accesso del nuovo codice, con password uguale al codice in minuscolo, e Qualibus te la mostra; al primo accesso l’utente dovrà cambiarla. Il nuovo codice non può essere già usato da un accesso esistente: in quel caso serve un amministratore di sistema.
• Calendar, Calendar altri utenti, Promemoria — quali impegni compaiono sul calendario, con quali viste predefinite, e chi può vedere il calendario di chi.
• Qapp (stili, web) — l’aspetto e la configurazione delle applicazioni collegate.
• Log accessi — chi è entrato e uscito da Qualibus, quando e da quale computer (Apertura = accesso, Chiusura = uscita). Per gli accessi dal web l’utente windows e il nome computer restano vuoti, e le due colonne sono nascoste (puoi mostrarle da Colonne); chi chiude il browser senza uscire non lascia la riga di chiusura. Si apre sugli ultimi 7 giorni: scegli le date Dal e al e premi Ricarica accessi — cambiare una data da sola non ricarica l’elenco. Le righe non si modificano. Chi ha il permesso di eliminare in AppMan vede anche Cancella accessi, che svuota tutto il log — non solo le date mostrate — e non si può annullare: va confermato digitando ELIMINA. Se ti serve, esporta prima l’elenco.

Dati personalizzati e duplicazioni

• Dati personalizzati — i campi aggiuntivi di ogni modulo: tipo, obbligatorietà, ordine, condizioni di visibilità e tipologia di record a cui appartengono. La sintassi del campo Valore — combo, campi calcolati, maschere — è in Sintassi del campo Valore.
• Duplicazioni — che cosa viene copiato dalle funzioni Duplica dei vari moduli: è qui che si decide se duplicare un evento porta con sé anche allegati e riferimenti.

Tre regole che evitano guai

1. Disattiva, non cancellare. Una tipologia o un esito già usati restano nei dati storici: disattivarli li rende non più selezionabili sui nuovi record senza rompere il passato. Se provi comunque a eliminare una riga ancora in uso, al Salva Qualibus ti dice dove è usata (per esempio «è in uso in 165 eventi»), anche se si tratta di eventi chiusi da anni, e non elimina nulla.
2. Guarda dov’è in uso prima di toccare. Un esito usato in un workflow, se sparisce, lascia un percorso senza strada: gli eventi che lo scelgono si fermano. Prima di rimuovere qualcosa, cerca dove compare (modelli, check list, consultazioni salvate).
3. I privilegi si danno ai gruppi, non alle persone. È l’unico modo perché l’organizzazione resti gestibile quando qualcuno cambia ruolo.

Dati personalizzati: qualche criterio

• Chiedi solo i dati che userai in una consultazione, in un cruscotto o in una stampa. Ogni campo obbligatorio in più è attrito per chi lavora.
• Preferisci gli elenchi a scelta al testo libero dove il dato serve per analizzare: dieci modi di scrivere la stessa cosa non si sommano.
• Usa la visibilità condizionata per non mostrare a tutti i campi di un caso particolare.
• Ricorda che i dati personalizzati sono legati alla tipologia del record: è lì che si decide chi vede quali campi.

Duplicare ed eliminare dati personalizzati

• Duplica su un singolo campo crea una copia chiamata “<Nome> (copia)”. Duplicando una sezione o un tipo riferimento vengono copiati anche tutti i suoi campi.
• Se copi un campo calcolato, controllane il Valore: la formula indica i campi per numero (ad esempio [1836]*22) e nella copia punta ancora ai campi originali.
• Puoi creare nello stesso salvataggio un campo nuovo e un campo calcolato che lo usa.
• Elimina su un campo, una sezione o un tipo riferimento cancella definitivamente anche i valori già inseriti nei record e tutta la loro cronologia (e, per un tipo riferimento, i riferimenti di quel tipo). Prima di eliminare, Qualibus ti dice quanti campi, valori e riferimenti verranno persi; se nei record ci sono dei valori, per confermare devi digitare ELIMINA.
• Finché non premi Salva non viene cancellato nulla: con Ripristina (o annullando la modifica) la riga torna com’era.
• Un campo usato in una check list o in un esito di workflow, o un tipo riferimento usato in un modello evento, in un tipo esito o in un tipo operazione di manutenzione, non si può eliminare: Qualibus ti dice dove è usato.

Opzioni generali

In Generali › Parametri › Varie, il pulsante Test LDAP verifica la connessione e le credenziali sul server LDAP configurato. Serve il permesso di modifica delle Opzioni generali. Il test usa indirizzo e porta salvati: salva prima eventuali modifiche ai parametri. Inserisci nome utente (con il dominio, se richiesto) e password, poi premi TEST. L’esito distingue autenticazione riuscita, credenziali rifiutate e problemi di connessione.

Le Opzioni generali raccolgono le impostazioni aziendali e le tabelle comuni ai moduli. Per modificarle servono i relativi permessi. Scegli una voce a sinistra: Generali › Parametri apre un modulo suddiviso in gruppi, mentre voci come Province o Tipi promemoria aprono una tabella.

Modifica i valori e premi Salva nella barra dei comandi. Prima del salvataggio puoi usare le frecce Annulla/Ripeti per ripercorrere le modifiche oppure Ripristina per scartarle. Queste impostazioni riguardano l'azienda; tema, password personale e firma del singolo utente si gestiscono invece dal menu avatar.

Attivare la verifica in due passaggi (2FA)

1. Apri Opzioni generali › Generali › Parametri e cerca il gruppo Sicurezza.
2. Seleziona Autenticazione a due fattori (accesso web).
3. In Ricorda il dispositivo (giorni senza codice 2FA) scegli quanto a lungo un dispositivo può essere ricordato: 90, 60, 30, 7 oppure 0 giorni.
4. Premi Salva. Al successivo accesso web, chi non ha ancora configurato l'autenticatore segue la procedura con QR code e codici di backup.

La casella di attivazione e la durata sono due impostazioni distinte: la durata non è la scadenza della password e non indica quanto dura la sessione. Per disattivare la 2FA si deseleziona Autenticazione a due fattori (accesso web) e si salva.

Ditta, recapiti e loghi

In Parametri › Ditta trovi le righe del nome aziendale, il Logo di stampa e il Logo visualizzato. In Dati anagrafici trovi indirizzo, comune, provincia, telefono, partita IVA e codice fiscale.

Per un logo usa Seleziona... oppure incolla un'immagine con Ctrl+V nel riquadro di anteprima; Rimuovi la toglie. Il logo visualizzato richiede il formato PNG; il logo di stampa accetta anche BMP, JPG/JPEG, WMF e ICO. Il limite è 2 MB per immagine. Conferma anche queste modifiche con Salva.

Internet e firma aziendale

Il gruppo Internet contiene sito web, indirizzo email aziendale e Firma e-mail. La firma può includere testo formattato, immagini e i segnaposto per azienda, nome ed email dell'utente. I parametri della posta si trovano anche nella voce Varie › Config Email; la firma personale resta nel menu dell'utente.

Password e conferma delle eliminazioni

Nel gruppo Sicurezza dei Parametri trovi le regole delle password, ognuna con la sua impostazione accanto, disponibile solo quando la regola è attiva:

• Applica criteri complessità password con la Lunghezza minima password: la nuova password deve avere almeno quei caratteri, una maiuscola, una minuscola e una cifra, ed essere diversa dal nome utente.
• Scadenza password con l'Intervallo scadenza password (giorni): passato quel numero di giorni dall'ultimo cambio, all'accesso Qualibus chiede una nuova password. Vale anche senza i criteri di complessità.

Sono regole aziendali: non cambiano direttamente la password del singolo utente, si applicano quando la cambia.

Conferma eliminazione digitando "ELIMINA" richiede di scrivere la parola di conferma quando si elimina un record. È distinta dal normale annullamento delle modifiche non salvate.

Il gruppo Base dati contiene database e utente amministrativi. Il comando Reimposta password... chiede la nuova password amministrativa e la conferma, con almeno 12 caratteri: il pulsante OK del dialogo esegue l'operazione subito, senza attendere il Salva generale. Non è il comando per cambiare la propria password di accesso.

Calendario e tabelle comuni

La voce Calendar › Parametri, distinta dai Parametri del gruppo Generali, raccoglie i colori delle applicazioni e l'Orario lavorativo, con ora di inizio e fine.

• Generali: Province, Stati e Comuni, utilizzati negli indirizzi.
• Promemoria: stati e tipi con cui classificare i promemoria.
• Documenti Comunicazioni e Registrazioni: gruppi delle comunicazioni e tipi di registrazione.
• Varie: classi di costo, categorie merceologiche, unità di misura e titoli di studio, oltre alle configurazioni di Addin, QMobile e posta.

Per configurare menu, utenti e privilegi passa invece ad AppMan. Per tipologie, esiti e regole specifiche di un modulo usa la rispettiva area delle Opzioni.