Anagrafiche

Clienti e Fornitori

L’anagrafica delle organizzazioni con cui lavori — e delle persone fisiche, con l’apposito interruttore. Lo stesso soggetto può essere insieme cliente e fornitore: è il campo Tipo a dirlo (Cliente, Fornitore, Cliente e Fornitore, Committente, Controparte…).

• Stato distingue attivo, sospeso, cessato: gli elenchi e i selettori lo usano per non proporti più chi non lavora più con voi.
• Comune si sceglie da un elenco con ricerca; provincia e nazione si compilano di conseguenza.
• Indirizzi e Contatti raccolgono sedi e persone di riferimento; dai contatti si scrive un’e-mail con un clic. Aggiungi indirizzo chiede prima il tipo (fatturazione, destinazione merce, …) e aggiunge l’indirizzo già con quel tipo; con più di sei tipi l’elenco ha il campo Cerca tipo….
• Progetti collegati elenca le commesse che riguardano l’azienda.
• La valutazione dei fornitori si gestisce con gli eventi della classe dedicata: la scheda resta l’anagrafica, il giudizio è un processo con la sua storia.

Personale

I dipendenti: dati personali, dati aziendali (matricola, reparto, tipologia), foto, e — campo decisivo — il legame con l’utente Qualibus. È quel legame che permette di assegnare a quella persona impegni, ruoli nei processi e distribuzioni di documenti.

• Carriera: lo storico di mansioni, qualifiche e passaggi interni.
• Le funzioni ricoperte determinano che cosa la persona può essere chiamata a fare.
• Formazione, idoneità sanitarie, DPI consegnati e simili si gestiscono con i moduli e gli eventi collegati, non come campi liberi: così scadenze e rinnovi finiscono sul calendario.

Privati

Persone fisiche che non sono dipendenti: clienti privati, soci, pazienti, contatti esterni. Stessa meccanica dei clienti, campi tarati sulla persona.

Funzioni

I ruoli organizzativi — Responsabile Sistema di Gestione, Capo reparto, Auditor, Preposto. Servono a due cose: descrivere l’organizzazione, e assegnare responsabilità per ruolo anziché per nome.

Nella scheda di una funzione, la linguetta Membri elenca le persone che la ricoprono. Aggiungi membri apre la ricerca del personale: si possono spuntare più nominativi insieme e aggiungerli in un colpo solo. Chi è già membro non compare nell’elenco, e le persone cessate non sono proponibili. Il membro prioritario — quello a cui arrivano gli impegni assegnati alla funzione — si indica dopo, con la spunta sulla riga: è uno solo, e spuntarne un altro sposta la priorità. Come ogni modifica della scheda, le aggiunte e le rimozioni diventano definitive solo con Salva.

Articoli

Prodotti, materiali, servizi: codice, descrizione, categoria merceologica, fornitori, dati personalizzati. La Consultazione articoli è la ricerca dedicata, con criteri su categorie e caratteristiche. Gli articoli si collegano agli eventi (una NC su un lotto), ai progetti e ai documenti (le schede tecniche).

Infrastrutture, strumenti e altre anagrafiche

Un albero di beni ed entità: impianti, attrezzature, automezzi, strumenti di misura, estintori, DPI, sostanze, rischi, titoli formativi. Nel menu non compare una voce generica: ogni tipo ha la sua voce — “Infrastrutture e Strumenti”, “DPI”, “Rischi” — ma la schermata e i gesti sono gli stessi, e l’albero è organizzato per tipo e per ubicazione.

Duplica si trova nel menu ⋯ della scheda e nell’albero; se la scheda ha modifiche non salvate, Qualibus chiede di salvarle prima. Apre la copia del record come bozza, con lo stesso codice seguito da “ - Copia” (“ - Copia 2”, “ - Copia 3”… se quel codice esiste già): duplicando lo scadenzario 2018-01 nasce 2018-01 - Copia. Nella bozza puoi correggere Generale e Dati personalizzati; gli altri tab (interventi programmati, utilizzatori, riferimenti, documenti…) mostrano già le righe che verranno copiate. Se provi a modificarne uno, ti viene chiesto di salvare prima la copia: con Salva e continua la copia viene creata e si riapre sullo stesso tab, pronta da modificare. Finché non premi Salva non viene scritto nulla: se esci, cambi pagina o chiudi la finestra, la copia non esiste. Al salvataggio la copia nasce allo stesso livello dell’albero dell’originale, con tutto quello che l’originale aveva, tranne i programmi padre.

Su queste anagrafiche si innesta la gestione degli interventi:

• Manutenzione ordinaria programmata — a frequenza fissa (giorno, settimana, mese, trimestre, semestre, anno): gli impegni si generano da soli e compaiono sul calendario dell’esecutore.
• Manutenzione avanzata — al raggiungimento di un valore (ore, km, numero di pezzi o cicli) e/o allo scadere di un periodo: i valori si registrano anche dal calendario.
• Intervento straordinario — quando qualcosa si rompe: si avvia sul momento dalla scheda del bene.
• Taratura — con criteri di accettabilità, rilievi registrati ed esito.

Nel Programma degli interventi le righe che richiedono attenzione si riconoscono a colpo d’occhio: un programma sospeso (Sospeso/NA) ha lo sfondo rosato e un’icona rossa davanti al titolo; un programma terminato — una ripetizione regolare, non continua, la cui prossima scadenza cade oltre la data «Ripeti fino a», e che quindi non genererà altri interventi — ha lo sfondo azzurro e un’icona blu. Passando sull’icona compare la spiegazione. Un programma insieme sospeso e terminato mostra entrambe le icone su uno sfondo a righe rosse e azzurre. Colore e icona cambiano appena modifichi la riga, anche prima di salvare.

Il percorso completo, dalla configurazione al registro degli interventi, è in Processi tipici.

Organigrammi

La rappresentazione grafica della struttura: si costruisce trascinando i nodi, si riordina con i pulsanti di spostamento e si esporta in PNG o PDF per allegarlo al manuale del sistema di gestione. I nodi possono puntare a persone o a funzioni.

Aggiungi funzione propone solo le funzioni attive non ancora presenti nell’organigramma: ogni funzione vi compare una volta sola. Per spostare una funzione sotto un’altra, oltre a trascinarla, usa Sposta sotto… dal tasto destro sul nodo (pressione prolungata sul telefono) o dalla sua finestra: scegli la funzione di destinazione oppure (Primo livello). Le funzioni subordinate si spostano insieme, e lo spostamento diventa definitivo con Salva.

L’elenco funziona come quello delle altre anagrafiche: un clic seleziona la riga, il doppio clic apre l’organigramma, e il menu del tasto destro (pressione prolungata sul telefono) offre Apri, Nuovo, Duplica e Sposta per quella riga. La freccetta accanto al nome lo espande o lo comprime, e Espandi tutto / Ritrai tutto agiscono su tutto l’albero.

L’elenco si apre senza gli organigrammi non attivi: spunta Mostra non attivi per vederli tutti. Un organigramma attivo resta sempre visibile, anche sotto un padre non attivo (che compare per mantenerne la posizione nell’albero). Per spostare un organigramma sotto un altro, o al livello principale, usa Sposta nel menu del tasto destro (pressione prolungata sul telefono) della sua riga.

Nuovo propone come padre la riga selezionata (o quella del tasto destro); nella finestra puoi cambiarlo in un altro organigramma o in Livello principale. Duplica nell’intestazione copia la riga selezionata.

Duplica si trova nel menu ⋯ della scheda dell’organigramma e, come scorciatoia, nel menu del tasto destro (pressione prolungata sul telefono) dell’albero. Se la scheda ha modifiche non salvate, Qualibus chiede di salvarle prima: la copia parte dai dati salvati. Apre la copia come bozza, con la descrizione “(Copia di …)”: puoi correggere descrizione, stato e note, e il grafico mostra già i nodi che verranno copiati. Se provi a modificare il grafico o i promemoria ti viene chiesto di salvare prima la copia. Finché non premi Salva non viene scritto nulla: se esci o chiudi la finestra, la copia non esiste.