Calendario e impegni
La schermata da cui conviene iniziare la giornata: tutto ciò che ha una data e riguarda te — disposizioni da eseguire, promemoria, interventi programmati, memo personali.
In breve
- Quattro viste degli stessi dati: Calendario, Griglia, Scaduti, Gantt.
- Gli impegni arrivano dai processi: non si inseriscono a mano, nascono dagli eventi, dai progetti, dagli interventi.
- Da un impegno si apre il record d’origine, o lo si chiude direttamente.
Le quattro viste
| Vista | Quando serve |
|---|---|
| Calendario | Vedere la settimana o il mese come agenda, con gli impegni al loro orario. Si sceglie Giorno, 5 giorni, Settimana, Mese o Agenda; Agenda elenca gli impegni dei sette giorni; Oggi riporta alla data corrente. |
| Griglia | Lavorare per elenco: ordinabile, filtrabile, raggruppabile — per esempio per esecutore o per origine (evento, progetto, anagrafica). |
| Scaduti | Quello che è oltre la data prevista. È la prima vista da guardare al mattino. |
| Gantt | Leggere il carico a barre: sovrapposizioni, periodi scarichi, concentrazioni. |
Più giorni affiancati. Nella vista Giorno puoi mettere uno accanto all’altro giorni non consecutivi: apri il calendarietto con l’icona accanto alle viste e fai CTRL+clic sui giorni che ti interessano (su un tablet spunta Più giorni e tocca i giorni). Puoi affiancarne fino a 14; un CTRL+clic su un giorno già scelto lo toglie. Un clic semplice su una data, un’altra vista, Oggi o la × in alto tornano a un giorno solo. Gli impegni si spostano trascinandoli da un giorno all’altro come al solito; un impegno che dura più giorni compare solo per la parte di quel giorno (bordo tratteggiato) e si sposta da una vista a giorni consecutivi.
Che cosa sono gli impegni
Un impegno sul calendario non si crea a mano: nasce da un processo. Le origini possibili sono:
| Origine | È l’impegno di… |
|---|---|
| Disposizione di evento | Un passo di un processo assegnato a te: l’analisi di una NC, un punto norma da verificare in audit. |
| Promemoria | Una scadenza creata da qualcuno su un record (un cliente da richiamare, un contratto da rinnovare). |
| Intervento | Una manutenzione o una taratura programmata su un’infrastruttura o uno strumento. |
| Attività di progetto | Il lavoro pianificato su una commessa. |
| Memo | L’unica cosa che crei tu direttamente sul calendario: una nota personale, non legata a nessun record. |
Che cosa si può fare su un impegno
- Aprire il record d’origine — l’evento, il progetto, lo strumento — per lavorarci davvero.
- Confermare l’attuazione di una disposizione, o chiudere il promemoria, indicando esito e note: si può fare direttamente dal calendario, senza entrare nel record.
- Puoi chiudere dal calendario un impegno di un altro utente se hai il permesso di chiusura sul suo calendario, se puoi vedere i calendari di tutti, oppure se l’impegno è “tuo” (sei il responsabile dell’evento o hai inserito il promemoria). In questi casi puoi chiuderlo ma non spostarlo.
- Quando chiudi dal calendario l’ultima disposizione aperta di un evento normale, Qualibus chiede «Tutte le disposizioni sono state chiuse per l’evento …, vuoi chiuderlo ora?». Con Sì si apre la finestra Chiusura evento per scegliere l’esito; con No l’evento resta aperto e potrai chiuderlo in seguito dalla sua scheda. Se invece è il workflow a concludersi, l’evento si chiude da solo e un messaggio lo segnala.
- Compila checklist… compare solo sulle disposizioni che hanno una check list. Dal calendario la check list si compila soltanto (descrizione, esito, note, «Copia esito negli esiti vuoti»): per aggiungere, incollare, eliminare o riordinare domande apri l’evento.
- Leggere l’anteprima: sul desktop lascia il puntatore fermo sull'impegno per un breve istante. Il riquadro riassume i dati disponibili, per esempio il cliente coinvolto con contatto e recapiti. I riferimenti nel titolo dipendono anche dalla configurazione del modello.
- Spostare un impegno trascinandolo, dove è consentito. Su touch tieni premuto l'impegno prima di trascinarlo; per consultare i comandi usa il menu dell'impegno, senza dipendere dall'anteprima al passaggio del mouse.
In Griglia e Scaduti, spunta più righe per usare la conferma collettiva delle attività programmate. Il comando indica quante attività selezionate sono confermabili: altre origini e attività già confermate non diventano confermabili solo perché spuntate. Chiusura di promemoria e disposizioni seguono i propri comandi sul singolo impegno.
Il tasto destro su un giorno del calendario apre il menu con cui avviare un evento su quella data, inserire un promemoria, un’attività di progetto, un memo o registrare un valore (ore, km, cicli) su un’infrastruttura. È la scorciatoia più veloce per pianificare.
Memo
I memo sono note personali che crei sul calendario: ti posizioni sul giorno e sull’ora, apri il menu contestuale, scegli Nuovo memo e scrivi l’oggetto. Possono essere ricorrenti (ogni settimana, ogni mese, ogni anno) e si possono assegnare anche ad altri utenti o alla bacheca.
Un memo ricorrente non si sposta trascinandolo: per cambiarne la data aprilo e modifica la serie. Con Fino al l’ultimo giorno indicato è compreso. Fine è la fine del singolo memo, non della ripetizione: un memo che dura più del tempo tra una ripetizione e la successiva non si può salvare.
Bacheca e calendari di altri utenti
La bacheca è un “utente” speciale che tutti vedono: ci si mettono gli impegni che interessano l’intera azienda — assenze, audit di certificazione, visite di clienti importanti, ricorrenze. Guardarla insieme al proprio calendario è il modo per non perdere ciò che riguarda tutti.
Se sei abilitato puoi vedere anche il calendario di altri utenti, affiancando più colonne: è così che un responsabile distribuisce il carico. Il numero di utenti per pagina si imposta nelle Opzioni della schermata.
Opzioni e filtri
Opzioni governa cosa e come si vede: quali tipi di impegno mostrare (promemoria, memo, disposizioni da eventi, attività e costi da progetti, interventi da scadenzari e infrastrutture), quali utenti affiancare, l’intervallo temporale e il trattamento degli scaduti.
Filtri limita l’elenco per tipo, stato o modulo d’origine. Oltre ai filtri standard (“mostra il mio calendario e la bacheca”, “mostra solo il mio calendario”) puoi salvare filtri personali: il filtro impostato resta per le visite successive.
Nove volte su dieci è un filtro o un intervallo di date: controlla il periodo selezionato in alto e i Filtri attivi prima di pensare che manchino i dati.
Aggiornamento automatico
In Opzioni > Aggiornamento puoi attivare il refresh automatico e scegliere un intervallo da 1 a 1440 minuti. Premi Salva aggiornamento automatico: questa preferenza si salva separatamente dalle opzioni di visualizzazione del calendario.
Il refresh si sospende quando il calendario non è visibile, la scheda del browser è in background, hai una finestra aperta o modifiche non salvate. Il pulsante di aggiornamento manuale resta disponibile.