Anagrafiche

Clienti e Fornitori

L’anagrafica delle organizzazioni con cui lavori — e delle persone fisiche, con l’apposito interruttore. Lo stesso soggetto può essere insieme cliente e fornitore: è il campo Tipo a dirlo (Cliente, Fornitore, Cliente e Fornitore, Committente, Controparte…).

• Stato distingue attivo, sospeso, cessato: gli elenchi e i selettori lo usano per non proporti più chi non lavora più con voi.
• Comune si sceglie da un elenco con ricerca; provincia e nazione si compilano di conseguenza.
• Indirizzi e Contatti raccolgono sedi e persone di riferimento; dai contatti si scrive un’e-mail con un clic. Aggiungi indirizzo chiede prima il tipo (fatturazione, destinazione merce, …) e aggiunge l’indirizzo già con quel tipo; con più di sei tipi l’elenco ha il campo Cerca tipo….
• Progetti collegati elenca le commesse che riguardano l’azienda.
• La valutazione dei fornitori si gestisce con gli eventi della classe dedicata: la scheda resta l’anagrafica, il giudizio è un processo con la sua storia.

Personale

I dipendenti: dati personali, dati aziendali (matricola, reparto, tipologia), foto, e — campo decisivo — il legame con l’utente Qualibus. È quel legame che permette di assegnare a quella persona impegni, ruoli nei processi e distribuzioni di documenti.

• Carriera: lo storico di mansioni, qualifiche e passaggi interni.
• Le funzioni ricoperte determinano che cosa la persona può essere chiamata a fare.
• Formazione, idoneità sanitarie, DPI consegnati e simili si gestiscono con i moduli e gli eventi collegati, non come campi liberi: così scadenze e rinnovi finiscono sul calendario.

Privati

Persone fisiche che non sono dipendenti: clienti privati, soci, pazienti, contatti esterni. Stessa meccanica dei clienti, campi tarati sulla persona.

Funzioni

I ruoli organizzativi — Responsabile Sistema di Gestione, Capo reparto, Auditor, Preposto. Servono a due cose: descrivere l’organizzazione, e assegnare responsabilità per ruolo anziché per nome.

Nella scheda di una funzione, la linguetta Membri elenca le persone che la ricoprono. Aggiungi membri apre la ricerca del personale: si possono spuntare più nominativi insieme e aggiungerli in un colpo solo. Chi è già membro non compare nell’elenco, e le persone cessate non sono proponibili. Il membro prioritario — quello a cui arrivano gli impegni assegnati alla funzione — si indica dopo, con la spunta sulla riga: è uno solo, e spuntarne un altro sposta la priorità. Come ogni modifica della scheda, le aggiunte e le rimozioni diventano definitive solo con Salva.

Articoli

Prodotti, materiali, servizi: codice, descrizione, categoria merceologica, fornitori, dati personalizzati. La Consultazione articoli è la ricerca dedicata, con criteri su categorie e caratteristiche. Gli articoli si collegano agli eventi (una NC su un lotto), ai progetti e ai documenti (le schede tecniche).

Infrastrutture, strumenti e altre anagrafiche

Un albero di beni ed entità: impianti, attrezzature, automezzi, strumenti di misura, estintori, DPI, sostanze, rischi, titoli formativi. Nel menu non compare una voce generica: ogni tipo ha la sua voce — “Infrastrutture e Strumenti”, “DPI”, “Rischi” — ma la schermata e i gesti sono gli stessi, e l’albero è organizzato per tipo e per ubicazione.

Duplica si trova nel menu ⋯ della scheda e nell’albero; se la scheda ha modifiche non salvate, Qualibus chiede di salvarle prima. Apre la copia del record come bozza, con lo stesso codice seguito da “ - Copia” (“ - Copia 2”, “ - Copia 3”… se quel codice esiste già): duplicando lo scadenzario 2018-01 nasce 2018-01 - Copia. Nella bozza puoi correggere Generale e Dati personalizzati; gli altri tab (interventi programmati, utilizzatori, riferimenti, documenti…) mostrano già le righe che verranno copiate. Se provi a modificarne uno, ti viene chiesto di salvare prima la copia: con Salva e continua la copia viene creata e si riapre sullo stesso tab, pronta da modificare. Finché non premi Salva non viene scritto nulla: se esci, cambi pagina o chiudi la finestra, la copia non esiste. Al salvataggio la copia nasce allo stesso livello dell’albero dell’originale, con tutto quello che l’originale aveva, tranne i programmi padre.

Su queste anagrafiche si innesta la gestione degli interventi:

• Manutenzione ordinaria programmata — a frequenza fissa (giorno, settimana, mese, trimestre, semestre, anno): gli impegni si generano da soli e compaiono sul calendario dell’esecutore.
• Manutenzione avanzata — al raggiungimento di un valore (ore, km, numero di pezzi o cicli) e/o allo scadere di un periodo: i valori si registrano anche dal calendario.
• Intervento straordinario — quando qualcosa si rompe: si avvia sul momento dalla scheda del bene.
• Taratura — con criteri di accettabilità, rilievi registrati ed esito.

Nel Programma degli interventi le righe che richiedono attenzione si riconoscono a colpo d’occhio: un programma sospeso (Sospeso/NA) ha lo sfondo rosato e un’icona rossa davanti al titolo; un programma terminato — una ripetizione regolare, non continua, la cui prossima scadenza cade oltre la data «Ripeti fino a», e che quindi non genererà altri interventi — ha lo sfondo azzurro e un’icona blu. Passando sull’icona compare la spiegazione. Un programma insieme sospeso e terminato mostra entrambe le icone su uno sfondo a righe rosse e azzurre. Colore e icona cambiano appena modifichi la riga, anche prima di salvare.

Il percorso completo, dalla configurazione al registro degli interventi, è in Processi tipici.

Organigrammi

La rappresentazione grafica della struttura: si costruisce trascinando i nodi, si riordina con i pulsanti di spostamento e si esporta in PNG o PDF per allegarlo al manuale del sistema di gestione. I nodi possono puntare a persone o a funzioni.

Aggiungi funzione propone solo le funzioni attive non ancora presenti nell’organigramma: ogni funzione vi compare una volta sola. Per spostare una funzione sotto un’altra, oltre a trascinarla, usa Sposta sotto… dal tasto destro sul nodo (pressione prolungata sul telefono) o dalla sua finestra: scegli la funzione di destinazione oppure (Primo livello). Le funzioni subordinate si spostano insieme, e lo spostamento diventa definitivo con Salva.

Duplica si trova nel menu ⋯ della scheda dell’organigramma e, come scorciatoia, nel menu del tasto destro (pressione prolungata sul telefono) dell’albero. Se la scheda ha modifiche non salvate, Qualibus chiede di salvarle prima: la copia parte dai dati salvati. Apre la copia come bozza, con la descrizione “(Copia di …)”: puoi correggere descrizione, stato e note, e il grafico mostra già i nodi che verranno copiati. Se provi a modificare il grafico o i promemoria ti viene chiesto di salvare prima la copia. Finché non premi Salva non viene scritto nulla: se esci o chiudi la finestra, la copia non esiste.