Processi tipici

Un audit interno, dall’inizio alla fine

L’audit è lo strumento con cui si verifica se i requisiti vengono applicati e se il sistema produce i risultati attesi. In Qualibus è un evento della classe Audit, e il modello porta con sé il programma, la check list e i rilievi che ne possono nascere.

1. Avvio — da Nuovo nella classe Audit: si sceglie la data, si seleziona il modello (per esempio “Audit interno ISO 9001:2015”) e si conferma. In alternativa si parte dal calendario sulla data prevista, o si duplica l’audit dell’anno precedente.
2. Preparazione e piano — seguendo le Istruzioni del modello si aggiorna il titolo, si collegano nei riferimenti le funzioni, i reparti e le persone coinvolte, e si compilano nei dati personalizzati le informazioni del piano: date e orari, norme applicabili, requisiti, auditor, modalità di conduzione. Da qui si stampa il piano di audit da diffondere.
3. Notifica agli interessati — le disposizioni generano impegni sul calendario degli esecutori/auditor. Con l’apposita opzione del modello, l’impegno può comparire anche sul calendario del personale collegato nei riferimenti: chi sarà auditato lo vede nella propria agenda, senza bisogno di una mail a parte.
4. Conduzione — si apre la check list della disposizione e si registra, riga per riga: l’esito (Conforme, NC maggiore, NC minore, Osservazione, Spunto di miglioramento, Non applicabile) e le note con l’evidenza oggettiva. Per un rilievo si compila una riga indicando nei riferimenti il punto norma, nella descrizione il numero del rilievo e nelle note la descrizione di ciò che è stato osservato.
5. Avvio dei rilievi — confermando con Applica, gli esiti che lo prevedono generano automaticamente gli eventi collegati (le non conformità, le osservazioni, gli spunti). Per ciascuno Qualibus chiede data e titolo, responsabile e tipologia se non già stabiliti dal modello, più i dati obbligatori. Tutti restano collegati all’audit.
6. Report e chiusura — si chiudono le disposizioni con il loro esito, si allega o si genera il rapporto di audit (i segnaposto dei modelli sono in Campi nei modelli documento), e si chiude l’evento.
7. Follow-up — i rilievi proseguono con la loro vita: ognuno ha le sue azioni, i suoi esecutori e le sue scadenze, e si controllano dalle consultazioni o dai cruscotti. L’audit è chiuso; il miglioramento no.

Un’azione di miglioramento

Le azioni di miglioramento nascono da tante parti: non conformità e reclami, incidenti e infortuni, proposte del personale, analisi dei dati e misurazioni, decisioni del riesame di direzione, rilievi emersi negli audit.

Le tipologie che si usano più spesso sono quattro:

1. Avvia l’evento con il modello della tipologia giusta — spesso direttamente dal record che l’ha originata (il cliente del reclamo, il fornitore, la macchina) con Avvia evento, così il riferimento è già collegato.
2. Segui le istruzioni del modello: descrivere il problema, analizzare la causa radice, definire l’azione, stabilire chi fa cosa entro quando.
3. Esegui: ogni passo è una disposizione sul calendario di chi la deve attuare, che la chiude con il suo esito.
4. Verifica l’efficacia a distanza di tempo — è il passo che distingue un’azione correttiva vera da una toppa. Se l’esito dice che non ha funzionato, il workflow riporta indietro.
5. Chiudi l’evento e lascia che i numeri parlino: quante azioni, di che tipo, con che tempi, con quale efficacia.

Manutenzioni e interventi

Il punto di partenza è l’anagrafica del bene: impianti, attrezzature, automezzi, dotazioni. Su ciascuno si configurano le manutenzioni previste, e da lì gli impegni si generano da soli.

1. Censisci il bene — codice, descrizione, tipo, ubicazione, responsabile, eventuale fornitore del servizio, dati personalizzati (matricola, anno, potenza…).
2. Configura le manutenzioni — ordinarie programmate a frequenza fissa (giorno, settimana, mese, trimestre, semestre, anno) e avanzate al raggiungimento di un valore (ore, km, cicli, pezzi) e/o al superamento di un periodo. La prossima esecuzione di una manutenzione non ripetuta non si può modificare mentre un suo intervento è avviato: la data si cambia dalla scheda dell’intervento. Su un programma padre il flag Avanzato non è modificabile. Una riga evidenziata in azzurro indica un programma la cui prossima esecuzione supera la data fine della ripetizione.
3. Registra i valori quando servono: si possono inserire anche dal calendario, con il menu contestuale, senza entrare nell’anagrafica.
4. Esegui l’intervento — l’impegno compare sul calendario dell’esecutore; si apre, si compila la check list di verifica, si registrano le note e si chiude con l’esito.
5. Notifiche alla chiusura — chiudendo l’intervento partono gli avvisi configurati. Per un intervento di un programma, le e-mail “alla chiusura” ai destinatari del programma; se il programma si ripete, gli avvisi della scadenza successiva vengono preparati di nuovo. Per uno straordinario, un messaggio in Comunicazioni al responsabile e/o all’esecutore, se il tipo intervento lo prevede; all’esecutore senza utente Qualibus arriva un’e-mail. Chi chiude non riceve avvisi su se stesso.
6. Straordinari — quando qualcosa si rompe si avvia un intervento straordinario dalla scheda del bene: stessa meccanica, senza programmazione.
7. Registro interventi — tutto ciò che è stato fatto resta consultabile e stampabile per bene, periodo o esecutore: è la prova che la manutenzione è stata eseguita.

Taratura degli strumenti

Stessa impalcatura delle manutenzioni, con in più i criteri di accettabilità e i rilievi.

1. Anagrafica strumenti — tipologia, codice, descrizione, responsabile, utilizzatori, eventuale laboratorio esterno, frequenza di taratura e criteri di accettabilità.
2. Istruzioni — le modalità di taratura sono un documento collegato: chi esegue non deve ricordarle a memoria.
3. Impegni — le scadenze di taratura compaiono sul calendario del responsabile con l’anticipo previsto.
4. Esecuzione — si registrano i rilievi (i valori misurati) e l’esito rispetto ai criteri: conforme, conforme con riserva, non conforme.
5. Conseguenze — uno strumento non conforme va messo fuori uso e, se ha influito su controlli già fatti, la valutazione dell’impatto è un’azione di miglioramento.
6. Registro e certificati — certificati allegati allo strumento, registro delle tarature stampabile: è ciò che viene chiesto in audit.

Emettere o revisionare un documento

1. Scegli la cartella giusta: è la cartella a determinare chi potrà leggere, verificare, approvare e ricevere il documento.
2. Crea il documento (o apri quello esistente) e inserisci la nuova revisione, compilando numero, data e note di revisione — le note spiegano che cosa è cambiato, e sono ciò che si legge fra un anno.
3. Fai verificare da chi ha il ruolo, e poi approvare: solo allora la revisione va in vigore e la precedente diventa sostituita.
4. Distribuisci a persone, funzioni o liste di distribuzione. Chi riceve trova il documento tra quelli “a me in vigore” e conferma la presa visione; in alternativa si stampa il foglio di distribuzione per le firme.
5. Controlla chi non ha ancora letto, dal filtro Da me in vigore.

Il dettaglio del modulo è nel capitolo Documenti.

La giornata tipo

Messo tutto insieme, lavorare in Qualibus è una routine breve:

• Al mattino: il calendario — prima gli scaduti, poi la giornata. E le comunicazioni non lette.
• Durante il giorno: si chiudono le disposizioni man mano, con il loro esito e le loro note. Quando succede qualcosa che merita, si avvia un evento dal record interessato.
• A fine giornata: le registrazioni di attività e costi, due minuti.
• Ogni tanto: i documenti da prendere in visione, e i cruscotti per vedere come sta andando.