Documenti
Il sistema documentale: procedure, istruzioni, moduli, certificati, documenti di origine esterna. Gestisce revisioni, verifiche, approvazioni e distribuzione controllata, con la traccia di chi ha ricevuto e di chi ha letto.
In breve
- I documenti stanno in cartelle; i ruoli sulla cartella decidono chi fa cosa.
- Una revisione passa per verifica e approvazione prima di andare in vigore.
- La distribuzione dice a chi è stato consegnato e chi deve ancora prenderne visione.
- Se non sai dov’è un documento: Consultazioni cerca in tutte le cartelle.
Cartelle, documenti, revisioni
Tre livelli, da tenere distinti:
- La cartella organizza e, soprattutto, porta i permessi.
- Il documento è l’identità stabile: codice, descrizione, tipo. Non cambia nel tempo.
- La revisione è la versione: numero, data, file. Una sola è in vigore; le precedenti restano consultabili come sostituite.
Le tre schede sopra l’elenco — Documenti, Revisioni, Distribuzione — mostrano la cartella da queste tre angolazioni. In basso, per il documento selezionato: Proprietà (codice, descrizione, contenuto sintetico, note di revisione, tipo, stato), Tag, Collegati (gli altri documenti e i record legati a questo) e MailSender (gli invii automatici configurati).
Chi può fare cosa
I permessi si assegnano sulla cartella, non sul singolo documento, e sono distinti per attività: lettura, inserimento di nuovi documenti, revisione, modifica, verifica, approvazione, distribuzione, amministrazione.
Da qui discende ciò che vedi: ogni utente accede ai documenti delle cartelle in cui ha il ruolo di lettura, e solo lì. Se un collega vede un documento che tu non vedi, la ragione sta quasi sempre nei ruoli della sua cartella.
Il ciclo di vita di una revisione
- Nuova revisione — si carica il file (o si parte dal modello), si compilano numero, data e note di revisione. Il documento risulta in modifica.
- Verifica — chi ha il ruolo di verifica conferma. Si può annullare la propria verifica e, con i permessi adatti, annullarle tutte.
- Approvazione — l’approvatore rende ufficiale la revisione: da quel momento è in vigore, e la precedente diventa sostituita.
- Distribuzione — la revisione in vigore viene consegnata ai destinatari previsti, che risultano “da prendere visione” finché non confermano.
- Archiviazione — quando il documento esce dall’uso corrente: non si cancella, si archivia, e resta consultabile a storico.
Ogni passaggio registra chi e quando: è la tracciabilità che le norme richiedono, e si ottiene senza compilare registri a parte.
Dal menu della revisione, Richiesta verifica e Richiesta approvazione aprono Nuovo messaggio, con oggetto, testo e destinatari suggeriti già compilati. In Seleziona destinatari puoi confermare o modificare la selezione prima di inviare. Il messaggio ricevuto contiene il collegamento al documento; Apri documento, con l'icona della graffetta, apre il file della revisione richiesta.
Mentre lavori su un documento puoi estrarlo: gli altri lo vedono bloccato e non possono sovrapporsi. Annulla estrazione lo rilascia. Se un documento risulta estratto da qualcuno che non è più disponibile, un amministratore può forzarne il rilascio.
Valido fino a
Nella scheda Documenti, la colonna Valido fino a mostra la scadenza della revisione in vigore. Se non esiste ancora una revisione approvata, la cella resta vuota.
Per impostare o cancellare la data di una revisione non ancora approvata, apri Revisioni, seleziona la revisione e modifica direttamente il campo Valido fino a nel dettaglio Revisione. La data viene salvata quando confermi il valore o esci dal campo; usa la X del campo per cancellarla. Se il salvataggio fallisce, viene ripristinato il valore precedente.
La modifica è disponibile con il ruolo di modifica sulla cartella o di amministrazione. Le revisioni approvate restano in sola lettura. La data inserita viene proposta anche al momento dell'approvazione; dopo l'approvazione compare nell'elenco Documenti.
Distribuzione e presa visione
- I destinatari si indicano per persona, per funzione, o con le liste di distribuzione definite in Opzioni.
- La distribuzione può essere elettronica — l’utente riceve un avviso e conferma la lettura in Qualibus — oppure cartacea, e allora si stampa il foglio di distribuzione da far firmare.
- Alcune cartelle sono configurate per distribuire automaticamente ogni nuovo documento approvato: è il modo di non dimenticare nessuno.
- Annulla distribuzione revoca l’invio (per esempio se la revisione era sbagliata).
Le domande di sempre, e dove si risponde
Il pulsante Documenti distribuiti filtra l’elenco:
| Filtro | Risponde a |
|---|---|
| A me in vigore | “Che cosa devo leggere io?” — i documenti distribuiti a te, con l’evidenza di quelli non ancora letti. |
| Da me in vigore | “Che cosa ho distribuito io, e chi non l’ha ancora letto?” |
| Tutti a me/da me | Le due cose insieme. |
| Tutti | L’elenco completo, senza filtro sulle distribuzioni. |
Aprire, leggere, scaricare
Nelle Revisioni, Apri in lettura apre il file originale in OnlyOffice; Apri file pubblico apre la copia pubblicata. La colonna Tipo indica il formato dell'originale. Estrai in modifica e Nuova revisione convertono un file DOC (Word 97-2003) in DOCX, perché l'editor integrato non modifica il formato vecchio, e te lo segnalano con un avviso. Se la conversione non riesce, un avviso te lo dice e il file resta DOC: invece di aprirsi nell'editor viene estratto e scaricato, da modificare con Word e archiviare.
- Apri in lettura mostra il file nel visualizzatore integrato, a tutta pagina, senza scaricarlo: è il modo consigliato, perché l’accesso resta tracciato.
- Apri/scarica il file della revisione porta via una copia locale — che però invecchia: la copia sul tuo computer non sa che è uscita una revisione nuova.
- File pubblico è la copia consultabile liberamente, generata dopo l’approvazione dove previsto (tipicamente un PDF).
- Le revisioni precedenti restano accessibili a chi ne ha il ruolo: servono quando si deve dimostrare che cosa diceva la procedura in una certa data.
Stampe e registri
Dal modulo si producono il registro dei documenti — elenco con revisione in vigore, stato e date, cioè il documento che si mostra in audit — e il foglio di distribuzione per le firme. Entrambi si aprono in una pagina pulita, pronta per la stampa o il PDF.
Modelli di documento
Un modello è un documento con dei segnaposto dentro: generandolo da un record, Qualibus li
sostituisce con i dati veri — <RAGIONE_SOCIALE> diventa il nome del cliente,
<DATA> la data di oggi. È così che nascono lettere, verbali e rapporti già compilati.
L’elenco completo dei campi disponibili, modulo per modulo, con i suffissi per i record collegati nei riferimenti, è in Campi nei modelli documento; come si crea un documento da un modello nella scheda di un record è in Nuovo documento da modello.
I documenti negli altri moduli
La scheda Documenti presente in clienti, eventi, progetti, infrastrutture non è un archivio separato: mostra i documenti di questo archivio collegati a quel record. Così la procedura di collaudo si trova dal collaudo, e il certificato del fornitore dalla scheda del fornitore, senza duplicare file.
La tentazione di allegare una copia del PDF dentro l’evento è forte; il costo si paga alla prima revisione, quando la copia resta vecchia. Collega il documento, non copiarlo.