Comunicazioni
La posta interna di Qualibus: messaggi tra utenti, discussioni a più voci, e gli avvisi automatici che i processi mandano da soli.
In breve
- Quattro schede: Messaggi ricevuti, Messaggi inviati, Discussioni aperte, Discussioni chiuse.
- Un messaggio può essere agganciato a un record: chi lo riceve ci arriva con un clic.
- Le notifiche automatiche non le scrive nessuno: nascono dai processi, e possono arrivare anche via e-mail.
Messaggi
Funzionano come un client di posta, con in più il legame con i dati:
- Nuovo scrive un messaggio a uno o più utenti.
- Rispondi, Rispondi a tutti, Inoltra come di consueto.
- Invia/Ricevi forza l’aggiornamento senza aspettare il controllo automatico.
- Si possono collegare documenti e allegare file.
- Il contatore sulla barra superiore mostra i non letti; l’elenco evidenzia in grassetto ciò che non hai ancora aperto e, sugli inviati, se il destinatario ha letto.
- Il recapito anche via e-mail dipende dal tipo di comunicazione e dalla configurazione; non presumere che ogni messaggio interno generi un’email.
Il riquadro Collegamenti
Accanto al testo, il riquadro Collegamenti mostra il record di cui il messaggio parla — un documento, un evento, un cliente. È ciò che distingue una comunicazione Qualibus da una mail: chi la riceve non deve cercare nulla, apre il collegamento e si trova sul dato.
Per questo, quando devi scrivere “a proposito di questo record”, conviene partire dal record: il pulsante messaggio presente nelle schede apre una comunicazione già agganciata.
Discussioni
Una discussione è una conversazione a più voci su un argomento, che resta consultabile nel tempo.
- Si possono aggiungere partecipanti in corsa.
- Quando l’argomento è esaurito la discussione si chiude, e passa tra le Discussioni chiuse: non si perde, esce dalle cose da seguire.
- La barra superiore mostra un solo badge: quello dei messaggi ricevuti non letti. Per seguire le conversazioni, apri Discussioni aperte; non c’è un secondo badge dedicato alle discussioni.
Inviare un’e-mail
Le e-mail verso l’esterno si scrivono dentro Qualibus, nella finestra Invia email, e partono dal server con la configurazione e-mail del tuo utente (o, se non ne hai una, con quella aziendale). Non si apre Outlook né il programma di posta del computer.
- La trovi con Invia E-mail dove c’è qualcosa da spedire: sui documenti della scheda di un record (anche Invia E-mail (pdf), che allega la versione PDF), sulle distribuzioni dei documenti, sugli indirizzi e-mail di clienti, contatti e Rubrica, e nelle consultazioni di Clienti, Personale e Privati.
- I destinatari si scrivono in A, Cc e Ccn, oppure si cercano con un clic sull’etichetta (clienti, contatti, personale e privati). Per spostare un indirizzo da un campo all’altro trascinalo, o cliccalo e scegli dove metterlo.
- Un’e-mail raggiunge al massimo 25 destinatari. Dalle consultazioni gli indirizzi vanno in Ccn, così nessuno vede gli altri.
- Si allegano file dal computer o documenti dell’archivio (Aggiungi da documenti), fino a 25 MB in tutto.
- Il testo parte con la tua firma (personale o aziendale, secondo le opzioni). Se la configurazione prevede la copia nella posta inviata, l’e-mail spedita la ritrovi anche lì.
Se la finestra dice che l’e-mail non è configurata, o la voce Invia E-mail è grigia, chiedi all’amministratore: serve la configurazione del server di posta, e il permesso di inviare e-mail da quel modulo.
Notifiche automatiche: dove cercarle
Messaggi interni ed email automatiche sono canali distinti. La presenza di un avviso in uno non garantisce la presenza nell'altro; non ogni modifica a un evento genera una comunicazione.
| Canale | Dove compare | Che cosa far verificare |
|---|---|---|
| Messaggi interni automatici | Comunicazioni › Messaggi ricevuti, con eventuale collegamento al record. | Per l'avvio di eventi, impostazioni della tipologia e regole dei ruoli/ambiti per i destinatari. Chiedi al responsabile della configurazione del processo. |
| Email automatiche | Casella email del destinatario. | Regole dei messaggi automatici della disposizione, destinatari, indirizzi email e servizio MailSender. Chiedi all'amministratore. |
| Discussioni | Discussioni aperte o chiuse. | Partecipanti e stato della conversazione. Una risposta in una discussione non è una notifica automatica di workflow. |
Le regole email possono riguardare avvio, attuazione, scadenza o preavvisi, secondo la configurazione. L'elaborazione del MailSender non coincide necessariamente con l'istante del salvataggio.
Indica a chi ti assiste il record, l'azione eseguita, il destinatario e il canale atteso. Per un messaggio interno, controllare il server di posta non basta; per un'email, controlla anche la posta indesiderata. Le regole sono descritte nel modello evento e nelle relative Opzioni.
Tenere in ordine la casella
Per agire su più elementi spunta le righe, poi apri N selezionate. Il menu mostra le azioni disponibili per la scheda corrente; controlla il numero prima di confermare un'eliminazione e usa Deseleziona per svuotare la selezione. La riga su cui stai leggendo il dettaglio e le righe spuntate non sono la stessa cosa.
- La casella Cerca e il raggruppamento per colonna funzionano come in ogni griglia: si può raggruppare per mittente, per modulo d’origine o per data.
- Elimina toglie i messaggi che non servono più; le comunicazioni importanti restano comunque tracciate sul record a cui erano collegate. Un messaggio ricevuto si può eliminare solo dopo averlo letto: su un messaggio non letto Elimina è disattivato, e in una selezione mista i messaggi non letti restano nella casella.
- Le Opzioni comunicazioni governano anteprime, notifiche a schermo e recapito via e-mail.