Opzioni
Dove si configura Qualibus. Le voci sono visibili solo a chi ha privilegi di amministrazione: una modifica qui vale per tutti gli utenti.
In breve
- Le Opzioni governano tassonomie (tipi, classi, esiti), permessi, menu e integrazioni.
- Disattivare è quasi sempre meglio che cancellare: i dati storici restano coerenti.
- Le numerazioni vengono dai Contatori e sono condivise con il client Qualibus.
La mappa delle aree
Ogni area ha la stessa forma: a sinistra l’elenco delle voci configurabili, a destra la tabella su cui si lavora, con Aggiungi, la copia riga, il cestino e Salva.
Se al Salva qualcosa non va, il salvataggio si ferma: in alto compare il riquadro rosso con l’elenco dei problemi e le righe da correggere diventano rosse. Un campo obbligatorio lasciato vuoto (per esempio la Descrizione di una classe) viene segnalato con il nome della colonna: «Descrizione: campo obbligatorio». Allo stesso modo il riquadro indica un codice già usato da un’altra riga («Codice: valore già presente») e un valore scelto che non esiste più («Stato: valore inesistente»). Un testo troppo lungo viene segnalato con il nome della colonna e il numero massimo di caratteri: per esempio il Nome di un dato personalizzato accetta al massimo 128 caratteri, quindi una spiegazione più lunga va nel Suggerimento. Le righe salvate prima dell’errore restano salvate: corretto il problema, premi di nuovo Salva per le altre.
Se lasci la pagina con modifiche non salvate (dal menu, dal percorso in alto o con il tasto Indietro), Qualibus chiede se uscire senza salvarle: Rimani ti riporta alle modifiche.
Struttura e anagrafiche
- Ditta, Parametri, Generali — identità aziendale e comportamenti globali. La Descrizione ditta -1- (la ragione sociale) è in sola lettura: è legata alla licenza di Qualibus e cambia solo con una nuova licenza.
- Clienti e Fornitori, Personale, Privati, Articoli, Funzioni, Progetti — tipologie, stati e opzioni di ciascun modulo. È qui che si decide, per esempio, quali tipi di cliente esistono e quali dati personalizzati porta con sé ciascun tipo.
- Categorie merceologiche, Contratti, Classi di costo.
- Comuni, Province — le tabelle territoriali.
- Altre anagrafiche — i tipi di infrastruttura e strumento, con le loro frequenze di manutenzione e taratura e i criteri di accettabilità: la configurazione da cui nascono da soli gli impegni sul calendario.
Firma e-mail aziendale
In Opzioni generali > Parametri > Internet puoi modificare la Firma e-mail con lo stesso editor delle note: testo formattato, colori e immagini. La firma viene salvata con il pulsante Salva dei parametri; per modificarla serve il permesso di modifica delle opzioni generali.
Nel modello puoi usare [1] per il nome dell'azienda, [2] per il nome dell'utente e [3] per la sua email. In Impostazioni email del menu utente trovi l'anteprima in sola lettura con i valori sostituiti e puoi scegliere se usare questa firma al posto di quella personale.
Eventi
- Classi, Ambiti, Ambiti/Classe, Tipologie — la tassonomia degli eventi: come si chiamano i processi e come si raggruppano.
- Esiti, Esiti/Classe — gli esiti ammessi alla chiusura delle disposizioni. Sono gli stessi che nel workflow danno il nome alle frecce.
- Esiti Checklist (per classe e per tipo) — le risposte ammesse nelle check list e quali di esse avviano un rilievo, cioè un evento collegato.
- Tipi disposizioni, Tipi costo, Tipi riferimento — le categorie usate dentro gli eventi e nelle analisi.
- Stati pubblici — come lo stato di un evento viene mostrato all’esterno.
- Contatori — le numerazioni progressive, condivise con il client Qualibus.
- Ruoli (Classi, Ambiti) — chi può vedere e avviare quali eventi.
Documenti e comunicazione
- Documenti, Tipi documento — le categorie e i comportamenti dell’archivio.
- Liste di distribuzione — i gruppi di destinatari usati per la distribuzione controllata.
- Documenti Comunicazioni — i modelli usati per le comunicazioni. I segnaposto che si possono scrivere dentro un modello sono elencati in Campi nei modelli documento.
- Posta elettronica, Config Email — server, mittente e regole di invio degli avvisi. È il primo posto da controllare quando le e-mail automatiche non arrivano.
Applications Manager: menu, applicazioni e utenti
L’area AppMan governa ciò che l’utente vede prima ancora di entrare in un modulo: la composizione del menu, le applicazioni collegate e i permessi.
- Cartelle menu e Elementi menu — la struttura del menu laterale: quali cartelle
esistono, quali voci contengono, in che ordine. Una voce di menu punta a un modulo, a una classe
di evento, a una consultazione o a un indirizzo esterno.
La colonna Icona apre un pannello con i disegni disponibili, cercabili per nome: quello che scegli è ciò che comparirà nel menu a sinistra. Lasciandola vuota la voce usa un disegno neutro. La stessa scelta è disponibile sulle Classi evento, in Tabelle Eventi.
Il menu si aggiorna appena salvi, senza bisogno di ricaricare la pagina. - Finestra principale — l’aspetto e i comportamenti generali dell’applicazione.
- Applicazioni, Applicazioni esterne, Addin — le integrazioni: le Qapp, che compaiono in fondo al menu ciascuna con il proprio logo, e i componenti aggiuntivi (per esempio l’addin di Office).
- Utenti, Gruppi, Privilegi — chi esiste, in che gruppo sta, e cosa quel gruppo
può vedere e fare. I privilegi si danno al gruppo, non alla persona.
Se cambi i tuoi stessi privilegi, valgono appena salvi, senza bisogno di ricaricare la pagina.
L’elenco degli utenti è raggruppato per Reparto, come nel client/server: la colonna Reparto è in sola lettura e serve a raggruppare e filtrare. Per spostare un utente in un altro reparto usa la colonna Reparto (modificabile): l’utente passa subito nel gruppo del nuovo reparto, e il cambio diventa definitivo con Salva.
Se cambi il Codice di un utente, al Salva viene creato l’accesso del nuovo codice, con password uguale al codice in minuscolo, e Qualibus te la mostra; al primo accesso l’utente dovrà cambiarla. Il nuovo codice non può essere già usato da un accesso esistente: in quel caso serve un amministratore di sistema. - Calendar, Calendar altri utenti, Promemoria — quali impegni compaiono sul calendario, con quali viste predefinite, e chi può vedere il calendario di chi.
- Qapp (stili, web) — l’aspetto e la configurazione delle applicazioni collegate.
- Log accessi — chi è entrato e uscito da Qualibus, quando e da quale computer (Apertura = accesso, Chiusura = uscita). Per gli accessi dal web l’utente windows e il nome computer restano vuoti, e le due colonne sono nascoste (puoi mostrarle da Colonne); chi chiude il browser senza uscire non lascia la riga di chiusura. Si apre sugli ultimi 7 giorni: scegli le date Dal e al e premi Ricarica accessi — cambiare una data da sola non ricarica l’elenco. Le righe non si modificano. Chi ha il permesso di eliminare in AppMan vede anche Cancella accessi, che svuota tutto il log — non solo le date mostrate — e non si può annullare: va confermato digitando ELIMINA. Se ti serve, esporta prima l’elenco.
Controlla nell’ordine: che l’elemento menu esista e sia nella cartella giusta; che la cartella sia visibile; che il gruppo dell’utente abbia il privilegio sul modulo puntato. Il menu è il risultato di queste tre cose messe insieme.
Privilegi personalizzati (Pers1–Pers5) e tipo utente
Oltre ai privilegi comuni — Esegui, Inserisci, Modifica, Elimina, Stampa — ogni modulo ha cinque privilegi personalizzati, da Pers1 a Pers5. Si assegnano in AppMan ▸ Privilegi, modulo per modulo, e hanno un significato diverso in ogni modulo: qui sotto trovi cosa fanno in Qualibus Web. Nei moduli non elencati non hanno effetto.
- Un Pers si aggiunge ai privilegi comuni, non li sostituisce: senza Esegui il modulo non si apre, e per modificare o eliminare servono comunque Modifica ed Elimina.
- I Pers che possiedi sul modulo aperto sono indicati in basso a sinistra, nel riquadro dell’azienda (per esempio P1 P2).
| Modulo | Privilegio | Cosa consente |
|---|---|---|
| Altre anagrafiche (infrastrutture, strumenti, scadenzari, DPI…) |
Pers1 | Amministratore del modulo: vede tutto l’albero e può aprire, modificare, duplicare, spostare ed eliminare ogni anagrafica, anche dove non ha un ruolo; è l’unico che può crearne una al livello principale. |
| Pers2 | Vede tutto l’albero e, dalle ricerche, gli interventi, i programmi e i costi di tutte le anagrafiche. Per aprire un’anagrafica servono comunque il ruolo su di essa, oppure esserne referente o responsabile. Può inoltre modificare gli interventi chiusi. | |
| Pers3 | Può inserire ed eliminare i valori delle unità di misura nella scheda Interventi, sulle anagrafiche che può modificare. | |
| Pers4 | Può modificare gli interventi chiusi. Senza Pers2 o Pers4 un intervento chiuso si apre in sola lettura: per modificarlo va prima riaperto. | |
| Clienti e fornitori | Pers1 | Vede le anagrafiche di tutti i tipi e può cambiare il tipo di un’anagrafica. Senza, si vedono solo i tipi su cui si ha il ruolo di visibilità. |
| Pers2 | Può cambiare il tipo di un’anagrafica, scegliendo fra i tipi su cui ha il ruolo di visibilità. | |
| Personale | Pers1 | Vede il personale di tutti i tipi, anche negli elenchi di scelta degli altri moduli (progetti, registrazioni, rubrica), e può cambiare il tipo di un’anagrafica scegliendo qualunque tipo. Senza, si lavora solo sui tipi su cui si ha il ruolo di visibilità. |
| Pers2 | Può cambiare il tipo di un’anagrafica, scegliendo fra i tipi su cui ha il ruolo di visibilità. | |
| Calendario | Pers1 | Può mostrare il calendario di qualunque utente e chiudere dal calendario i promemoria e le disposizioni degli altri. |
| Pers2 | Dal calendario può compilare la check list di una disposizione anche se non ne è l’esecutore, purché possa aprire l’evento. Non può aggiungere né togliere domande. | |
| Pers3 | In Gestione preferiti può impostare i preferiti aziendali di moduli e documenti. I filtri aziendali li salva invece solo un amministratore (vedi sotto). | |
| Comunicazioni | Pers1 | Può avviare una discussione e chiudere o riaprire qualunque discussione. Chi ha avviato una discussione può sempre chiudere e riaprire la propria. |
| Cruscotti | Pers1 | Amministratore dei cruscotti: li vede e li lancia tutti, e in Gestione cruscotti li crea, li modifica, li elimina e ne assegna gli utenti. |
| Pers2 | Vede e lancia tutti i cruscotti e apre Gestione cruscotti in sola lettura. | |
| Pers3 | Vede e lancia tutti i cruscotti, anche quelli su cui non è stato abilitato; non apre Gestione cruscotti. | |
| Documenti | Pers1 | Amministratore del modulo: lavora in tutte le cartelle, anche dove non ha un ruolo; crea (anche al livello principale), rinomina, sposta ed elimina le cartelle e ne assegna i ruoli; cambia tipo e stato di un documento (attivo / obsoleto); apre i documenti obsoleti; usa la Distribuzione rapida. In una singola cartella, chi ne è amministratore può fare le stesse operazioni su quella cartella. |
| Pers2 | Può aprire e scaricare i documenti obsoleti. | |
| Eventi | Pers1 | Ha i poteri del responsabile su tutti gli eventi che può vedere: ne modifica
descrizione, responsabile, ambito e tipologia; li chiude e li riapre; chiude qualunque disposizione
e ne compila la check list; riporta indietro una disposizione del workflow; cambia lo stato
pubblico; gestisce i documenti inseriti da altri. Raggiunge tutte le classi di evento del menu e
può avviare eventi da qualunque modello. Il modulo Modelli evento non ha privilegi personalizzati propri: anche lì conta questo Pers1 degli Eventi, che fa aprire i modelli di tutte le classi. Non dà la visibilità sugli ambiti: un evento resta visibile solo a chi ha il ruolo sul suo ambito, da assegnare in Opzioni ▸ Eventi ▸ Ruoli. |
| Pers2 | Dal calendario può compilare la check list di qualunque disposizione degli eventi che può aprire, anche se non ne è l’esecutore. Sulla scheda dell’evento non cambia nulla: lì la check list la compila chi può chiudere la disposizione. | |
| Progetti | Pers1 | Amministratore del modulo: vede e apre tutti i progetti, li crea, li duplica, li modifica, li sposta nell’albero, li chiude e li elimina. |
| Pers2 | Vede e apre tutti i progetti, li crea, li duplica, li sposta nell’albero e li elimina. Non li modifica: per modificare serve esserne responsabile, o interfaccia amministratore. | |
| Pers3 | Può duplicare ed eliminare i progetti di cui è responsabile e spostarli nell’albero, ma solo sotto un altro progetto di cui è responsabile. | |
| Pers4 | Vede i ricavi dei progetti di cui è responsabile; insieme a Pers1 o Pers2, quelli di tutti i progetti. | |
| Pers5 | Può modificare i progetti in cui è interfaccia, anche senza essere indicato come amministratore fra le interfacce. | |
| Registrazioni progetti | Pers1 | Scheda Attività: vede e gestisce le attività di tutto il personale, può cambiare il dipendente di una riga e dispone dei comandi per modificare più righe insieme e per duplicarle su un intervallo di date. Abilita anche Duplica nelle schede Costi e Promemoria. |
| Pers2 | Scheda Promemoria: vede e gestisce i promemoria di tutto il personale. | |
| Pers3 | Scheda Costi: vede e gestisce i costi di tutto il personale, anche nella scheda Costi di un progetto. | |
| Rubrica | Pers1 | Scheda Clienti. |
| Pers2 | Scheda Fornitori. | |
| Pers3 | Scheda Personale. | |
| Pers4 | Scheda Privati. |
- Rubrica senza Pers. Chi ha solo Esegui sulla Rubrica vede le schede Clienti e Fornitori. Quali nominativi compaiono in ogni scheda dipende poi dai ruoli sui tipi di anagrafica (e dal Pers1 di Clienti e fornitori e di Personale).
- Calendario senza Pers. Per far vedere o chiudere a un utente gli impegni di poche persone non serve il Pers1: si usa AppMan ▸ Calendar altri utenti.
- Qapp. Una Qapp può richiedere un Pers sulla propria applicazione per comparire nel menu o per rendere disponibile un suo comando: il significato lo decide chi configura la Qapp in AppMan.
Il tipo utente
Indipendentemente dai privilegi, ogni utente è di tipo Amministratore, Superutente o Normale: è scritto sotto il nome, in alto a destra. Alcune operazioni dipendono dal tipo e non da un Pers.
| Operazione | Chi può |
|---|---|
| Cambiare la tipologia di una check list già salvata | Amministratore |
| Vedere e modificare la sezione Parametri nelle Opzioni di Eventi, Progetti e Documenti | Amministratore |
| Salvare un filtro aziendale nelle ricerche (usarlo, invece, possono tutti) | Amministratore |
| Impostare la configurazione della posta (invio e ricezione) nelle impostazioni utente | Amministratore |
| Modificare, chiudere o eliminare un promemoria scritto da un altro | Amministratore, Superutente |
| Riaprire un promemoria chiuso di un evento | Amministratore |
| Riaprire un promemoria chiuso negli altri moduli | Chi lo ha scritto, Amministratore, Superutente |
| Vedere i promemoria di tutti nelle ricerche e in Registrazioni progetti | Amministratore, Superutente |
| Nella scheda Documenti di un record: estrarre, rinominare o eliminare un file inserito da un altro, o annullarne l’estrazione | Amministratore, Superutente |
L’accesso ad AppMan e alle aree delle Opzioni, invece, non dipende dal tipo utente ma dai privilegi comuni sull’area: anche un utente Normale può entrarci, se li possiede.
Dati personalizzati e duplicazioni
- Dati personalizzati — i campi aggiuntivi di ogni modulo: tipo, obbligatorietà, ordine, condizioni di visibilità e tipologia di record a cui appartengono. La sintassi del campo Valore — combo, campi calcolati, maschere — è in Sintassi del campo Valore.
- Duplicazioni — che cosa viene copiato dalle funzioni Duplica dei vari moduli: è qui che si decide se duplicare un evento porta con sé anche allegati e riferimenti.
Tre regole che evitano guai
- Disattiva, non cancellare. Una tipologia o un esito già usati restano nei dati storici: disattivarli li rende non più selezionabili sui nuovi record senza rompere il passato. Se provi comunque a eliminare una riga ancora in uso, al Salva Qualibus ti dice dove è usata (per esempio «è in uso in 165 eventi»), anche se si tratta di eventi chiusi da anni, e non elimina nulla.
- Guarda dov’è in uso prima di toccare. Un esito usato in un workflow, se sparisce, lascia un percorso senza strada: gli eventi che lo scelgono si fermano. Prima di rimuovere qualcosa, cerca dove compare (modelli, check list, consultazioni salvate).
- I privilegi si danno ai gruppi, non alle persone. È l’unico modo perché l’organizzazione resti gestibile quando qualcuno cambia ruolo.
Questa applicazione e il client Qualibus lavorano sulla stessa banca dati: tipologie, esiti, contatori e privilegi sono gli stessi per entrambi. Una modifica fatta qui si vede anche lì — e viceversa.
Dati personalizzati: qualche criterio
- Chiedi solo i dati che userai in una consultazione, in un cruscotto o in una stampa. Ogni campo obbligatorio in più è attrito per chi lavora.
- Preferisci gli elenchi a scelta al testo libero dove il dato serve per analizzare: dieci modi di scrivere la stessa cosa non si sommano.
- Usa la visibilità condizionata per non mostrare a tutti i campi di un caso particolare.
- Ricorda che i dati personalizzati sono legati alla tipologia del record: è lì che si decide chi vede quali campi.
Duplicare ed eliminare dati personalizzati
- Duplica su un singolo campo crea una copia chiamata “<Nome> (copia)”. Duplicando una sezione o un tipo riferimento vengono copiati anche tutti i suoi campi.
- Se copi un campo calcolato, controllane il Valore: la formula indica i campi per numero
(ad esempio
[1836]*22) e nella copia punta ancora ai campi originali. - Puoi creare nello stesso salvataggio un campo nuovo e un campo calcolato che lo usa.
- Elimina su un campo, una sezione o un tipo riferimento cancella definitivamente anche i valori già inseriti nei record e tutta la loro cronologia (e, per un tipo riferimento, i riferimenti di quel tipo). Prima di eliminare, Qualibus ti dice quanti campi, valori e riferimenti verranno persi; se nei record ci sono dei valori, per confermare devi digitare ELIMINA.
- Finché non premi Salva non viene cancellato nulla: con Ripristina (o annullando la modifica) la riga torna com’era.
- Un campo usato in una check list o in un esito di workflow, o un tipo riferimento usato in un modello evento, in un tipo esito o in un tipo operazione di manutenzione, non si può eliminare: Qualibus ti dice dove è usato.
Opzioni generali
In Generali › Parametri › Varie, il pulsante Test LDAP verifica la connessione e le credenziali sul server LDAP configurato. Serve il permesso di modifica delle Opzioni generali. Il test usa indirizzo e porta salvati: salva prima eventuali modifiche ai parametri. Inserisci nome utente (con il dominio, se richiesto) e password, poi premi TEST. L’esito distingue autenticazione riuscita, credenziali rifiutate e problemi di connessione.
Le Opzioni generali raccolgono le impostazioni aziendali e le tabelle comuni ai moduli. Per modificarle servono i relativi permessi. Scegli una voce a sinistra: Generali › Parametri apre un modulo suddiviso in gruppi, mentre voci come Province o Tipi promemoria aprono una tabella.
Modifica i valori e premi Salva nella barra dei comandi. Prima del salvataggio puoi usare le frecce Annulla/Ripeti per ripercorrere le modifiche oppure Ripristina per scartarle. Queste impostazioni riguardano l'azienda; tema, password personale e firma del singolo utente si gestiscono invece dal menu avatar.
Attivare la verifica in due passaggi (2FA)
- Apri Opzioni generali › Generali › Parametri e cerca il gruppo Sicurezza.
- Seleziona Autenticazione a due fattori (accesso web).
- In Ricorda il dispositivo (giorni senza codice 2FA) scegli quanto a lungo un dispositivo può essere ricordato: 90, 60, 30, 7 oppure 0 giorni.
- Premi Salva. Al successivo accesso web, chi non ha ancora configurato l'autenticatore segue la procedura con QR code e codici di backup.
| Scelta | Effetto all'accesso |
|---|---|
| 90, 60, 30 o 7 giorni | L'utente può scegliere di non ripetere il codice su quel dispositivo per il periodo indicato. Su un dispositivo non ricordato il codice viene richiesto. |
| 0 giorni — Mai (chiedi sempre il codice) | Il dispositivo non può essere ricordato: il codice viene richiesto a ogni nuovo accesso. La 2FA resta attiva. |
La casella di attivazione e la durata sono due impostazioni distinte: la durata non è la scadenza della password e non indica quanto dura la sessione. Per disattivare la 2FA si deseleziona Autenticazione a due fattori (accesso web) e si salva.
Ditta, recapiti e loghi
In Parametri › Ditta trovi le righe del nome aziendale, il Logo di stampa e il Logo visualizzato. In Dati anagrafici trovi indirizzo, comune, provincia, telefono, partita IVA e codice fiscale.
Per un logo usa Seleziona... oppure incolla un'immagine con Ctrl+V nel riquadro di anteprima; Rimuovi la toglie. Il logo visualizzato richiede il formato PNG; il logo di stampa accetta anche BMP, JPG/JPEG, WMF e ICO. Il limite è 2 MB per immagine. Conferma anche queste modifiche con Salva.
Internet e firma aziendale
Il gruppo Internet contiene sito web, indirizzo email aziendale e Firma e-mail. La firma può includere testo formattato, immagini e i segnaposto per azienda, nome ed email dell'utente. I parametri della posta si trovano anche nella voce Varie › Config Email; la firma personale resta nel menu dell'utente.
Password e conferma delle eliminazioni
Nel gruppo Sicurezza dei Parametri trovi le regole delle password, ognuna con la sua impostazione accanto, disponibile solo quando la regola è attiva:
- Applica criteri complessità password con la Lunghezza minima password: la nuova password deve avere almeno quei caratteri, una maiuscola, una minuscola e una cifra, ed essere diversa dal nome utente.
- Scadenza password con l'Intervallo scadenza password (giorni): passato quel numero di giorni dall'ultimo cambio, all'accesso Qualibus chiede una nuova password. Vale anche senza i criteri di complessità.
Sono regole aziendali: non cambiano direttamente la password del singolo utente, si applicano quando la cambia.
Conferma eliminazione digitando "ELIMINA" richiede di scrivere la parola di conferma quando si elimina un record. È distinta dal normale annullamento delle modifiche non salvate.
Il gruppo Base dati contiene database e utente amministrativi. Il comando Reimposta password... chiede la nuova password amministrativa e la conferma, con almeno 12 caratteri: il pulsante OK del dialogo esegue l'operazione subito, senza attendere il Salva generale. Non è il comando per cambiare la propria password di accesso.
Calendario e tabelle comuni
La voce Calendar › Parametri, distinta dai Parametri del gruppo Generali, raccoglie i colori delle applicazioni e l'Orario lavorativo, con ora di inizio e fine.
- Generali: Province, Stati e Comuni, utilizzati negli indirizzi.
- Promemoria: stati e tipi con cui classificare i promemoria.
- Documenti Comunicazioni e Registrazioni: gruppi delle comunicazioni e tipi di registrazione.
- Varie: classi di costo, categorie merceologiche, unità di misura e titoli di studio, oltre alle configurazioni di Addin, QMobile e posta.
Per configurare menu, utenti e privilegi passa invece ad AppMan. Per tipologie, esiti e regole specifiche di un modulo usa la rispettiva area delle Opzioni.