Opzioni

La mappa delle aree

Ogni area ha la stessa forma: a sinistra l’elenco delle voci configurabili, a destra la tabella su cui si lavora, con Aggiungi, la copia riga, il cestino e Salva.

Se al Salva qualcosa non va, il salvataggio si ferma: in alto compare il riquadro rosso con l’elenco dei problemi e le righe da correggere diventano rosse. Un testo troppo lungo viene segnalato con il nome della colonna e il numero massimo di caratteri: per esempio il Nome di un dato personalizzato accetta al massimo 128 caratteri, quindi una spiegazione più lunga va nel Suggerimento. Le righe salvate prima dell’errore restano salvate: corretto il problema, premi di nuovo Salva per le altre.

Struttura e anagrafiche

• Ditta, Parametri, Generali — identità aziendale e comportamenti globali. La Descrizione ditta -1- (la ragione sociale) è in sola lettura: è legata alla licenza di Qualibus e cambia solo con una nuova licenza.
• Clienti e Fornitori, Personale, Privati, Articoli, Funzioni, Progetti — tipologie, stati e opzioni di ciascun modulo. È qui che si decide, per esempio, quali tipi di cliente esistono e quali dati personalizzati porta con sé ciascun tipo.
• Categorie merceologiche, Contratti, Classi di costo.
• Comuni, Province — le tabelle territoriali.
• Altre anagrafiche — i tipi di infrastruttura e strumento, con le loro frequenze di manutenzione e taratura e i criteri di accettabilità: la configurazione da cui nascono da soli gli impegni sul calendario.

Firma e-mail aziendale

In Opzioni generali > Parametri > Internet puoi modificare la Firma e-mail con lo stesso editor delle note: testo formattato, colori e immagini. La firma viene salvata con il pulsante Salva dei parametri; per modificarla serve il permesso di modifica delle opzioni generali.

Nel modello puoi usare [1] per il nome dell'azienda, [2] per il nome dell'utente e [3] per la sua email. In Impostazioni email del menu utente trovi l'anteprima in sola lettura con i valori sostituiti e puoi scegliere se usare questa firma al posto di quella personale.

Eventi

• Classi, Ambiti, Ambiti/Classe, Tipologie — la tassonomia degli eventi: come si chiamano i processi e come si raggruppano.
• Esiti, Esiti/Classe — gli esiti ammessi alla chiusura delle disposizioni. Sono gli stessi che nel workflow danno il nome alle frecce.
• Esiti Checklist (per classe e per tipo) — le risposte ammesse nelle check list e quali di esse avviano un rilievo, cioè un evento collegato.
• Tipi disposizioni, Tipi costo, Tipi riferimento — le categorie usate dentro gli eventi e nelle analisi.
• Stati pubblici — come lo stato di un evento viene mostrato all’esterno.
• Contatori — le numerazioni progressive, condivise con il client Qualibus.
• Ruoli (Classi, Ambiti) — chi può vedere e avviare quali eventi.

Documenti e comunicazione

• Documenti, Tipi documento — le categorie e i comportamenti dell’archivio.
• Liste di distribuzione — i gruppi di destinatari usati per la distribuzione controllata.
• Documenti Comunicazioni — i modelli usati per le comunicazioni. I segnaposto che si possono scrivere dentro un modello sono elencati in Campi nei modelli documento.
• Posta elettronica, Config Email — server, mittente e regole di invio degli avvisi. È il primo posto da controllare quando le e-mail automatiche non arrivano.

Applications Manager: menu, applicazioni e utenti

L’area AppMan governa ciò che l’utente vede prima ancora di entrare in un modulo: la composizione del menu, le applicazioni collegate e i permessi.

• Cartelle menu e Elementi menu — la struttura del menu laterale: quali cartelle esistono, quali voci contengono, in che ordine. Una voce di menu punta a un modulo, a una classe di evento, a una consultazione o a un indirizzo esterno.
  La colonna Icona apre un pannello con i disegni disponibili, cercabili per nome: quello che scegli è ciò che comparirà nel menu a sinistra. Lasciandola vuota la voce usa un disegno neutro. La stessa scelta è disponibile sulle Classi evento, in Tabelle Eventi.
  Il menu si aggiorna appena salvi, senza bisogno di ricaricare la pagina.
• Finestra principale — l’aspetto e i comportamenti generali dell’applicazione.
• Applicazioni, Applicazioni esterne, Addin — le integrazioni: le Qapp, che compaiono in fondo al menu ciascuna con il proprio logo, e i componenti aggiuntivi (per esempio l’addin di Office).
• Utenti, Gruppi, Privilegi — chi esiste, in che gruppo sta, e cosa quel gruppo può vedere e fare. I privilegi si danno al gruppo, non alla persona.
• Calendar, Calendar altri utenti, Promemoria — quali impegni compaiono sul calendario, con quali viste predefinite, e chi può vedere il calendario di chi.
• Qapp (stili, web) — l’aspetto e la configurazione delle applicazioni collegate.
• Log accessi — chi è entrato e uscito da Qualibus, quando e da quale computer (Apertura = accesso, Chiusura = uscita). Per gli accessi dal web l’utente windows e il nome computer restano vuoti, e le due colonne sono nascoste (puoi mostrarle da Colonne); chi chiude il browser senza uscire non lascia la riga di chiusura. Si apre sugli ultimi 7 giorni: scegli le date Dal e al e premi Ricarica accessi — cambiare una data da sola non ricarica l’elenco. Le righe non si modificano. Chi ha il permesso di eliminare in AppMan vede anche Cancella accessi, che svuota tutto il log — non solo le date mostrate — e non si può annullare: va confermato digitando ELIMINA. Se ti serve, esporta prima l’elenco.

Dati personalizzati e duplicazioni

• Dati personalizzati — i campi aggiuntivi di ogni modulo: tipo, obbligatorietà, ordine, condizioni di visibilità e tipologia di record a cui appartengono. La sintassi del campo Valore — combo, campi calcolati, maschere — è in Sintassi del campo Valore.
• Duplicazioni — che cosa viene copiato dalle funzioni Duplica dei vari moduli: è qui che si decide se duplicare un evento porta con sé anche allegati e riferimenti.

Tre regole che evitano guai

1. Disattiva, non cancellare. Una tipologia o un esito già usati restano nei dati storici: disattivarli li rende non più selezionabili sui nuovi record senza rompere il passato.
2. Guarda dov’è in uso prima di toccare. Un esito usato in un workflow, se sparisce, lascia un percorso senza strada: gli eventi che lo scelgono si fermano. Prima di rimuovere qualcosa, cerca dove compare (modelli, check list, consultazioni salvate).
3. I privilegi si danno ai gruppi, non alle persone. È l’unico modo perché l’organizzazione resti gestibile quando qualcuno cambia ruolo.

Dati personalizzati: qualche criterio

• Chiedi solo i dati che userai in una consultazione, in un cruscotto o in una stampa. Ogni campo obbligatorio in più è attrito per chi lavora.
• Preferisci gli elenchi a scelta al testo libero dove il dato serve per analizzare: dieci modi di scrivere la stessa cosa non si sommano.
• Usa la visibilità condizionata per non mostrare a tutti i campi di un caso particolare.
• Ricorda che i dati personalizzati sono legati alla tipologia del record: è lì che si decide chi vede quali campi.

Opzioni generali

Le Opzioni generali raccolgono le impostazioni aziendali e le tabelle comuni ai moduli. Per modificarle servono i relativi permessi. Scegli una voce a sinistra: Generali › Parametri apre un modulo suddiviso in gruppi, mentre voci come Province o Tipi promemoria aprono una tabella.

Modifica i valori e premi Salva nella barra dei comandi. Prima del salvataggio puoi usare le frecce Annulla/Ripeti per ripercorrere le modifiche oppure Ripristina per scartarle. Queste impostazioni riguardano l'azienda; tema, password personale e firma del singolo utente si gestiscono invece dal menu avatar.

Attivare la verifica in due passaggi (2FA)

1. Apri Opzioni generali › Generali › Parametri e cerca il gruppo Sicurezza.
2. Seleziona Autenticazione a due fattori (accesso web).
3. In Ricorda il dispositivo (giorni senza codice 2FA) scegli quanto a lungo un dispositivo può essere ricordato: 90, 60, 30, 7 oppure 0 giorni.
4. Premi Salva. Al successivo accesso web, chi non ha ancora configurato l'autenticatore segue la procedura con QR code e codici di backup.

La casella di attivazione e la durata sono due impostazioni distinte: la durata non è la scadenza della password e non indica quanto dura la sessione. Per disattivare la 2FA si deseleziona Autenticazione a due fattori (accesso web) e si salva.

Ditta, recapiti e loghi

In Parametri › Ditta trovi le righe del nome aziendale, il Logo di stampa e il Logo visualizzato. In Dati anagrafici trovi indirizzo, comune, provincia, telefono, partita IVA e codice fiscale.

Per un logo usa Seleziona... oppure incolla un'immagine con Ctrl+V nel riquadro di anteprima; Rimuovi la toglie. Il logo visualizzato richiede il formato PNG; il logo di stampa accetta anche BMP, JPG/JPEG, WMF e ICO. Il limite è 2 MB per immagine. Conferma anche queste modifiche con Salva.

Internet e firma aziendale

Il gruppo Internet contiene sito web, indirizzo email aziendale e Firma e-mail. La firma può includere testo formattato, immagini e i segnaposto per azienda, nome ed email dell'utente. I parametri della posta si trovano anche nella voce Varie › Config Email; la firma personale resta nel menu dell'utente.

Password e conferma delle eliminazioni

Nel gruppo Varie dei Parametri puoi impostare Lunghezza password obbligatoria con la relativa Lunghezza password, e Scadenza password con i Giorni scadenza password. Sono regole aziendali: non cambiano direttamente la password del singolo utente.

Conferma eliminazione digitando "ELIMINA" richiede di scrivere la parola di conferma quando si elimina un record. È distinta dal normale annullamento delle modifiche non salvate.

Il gruppo Base dati contiene database e utente amministrativi. Il comando Reimposta password... chiede la nuova password amministrativa e la conferma, con almeno 12 caratteri: il pulsante OK del dialogo esegue l'operazione subito, senza attendere il Salva generale. Non è il comando per cambiare la propria password di accesso.

Calendario e tabelle comuni

La voce Calendar › Parametri, distinta dai Parametri del gruppo Generali, raccoglie i colori delle applicazioni e l'Orario lavorativo, con ora di inizio e fine.

• Generali: Province, Stati e Comuni, utilizzati negli indirizzi.
• Promemoria: stati e tipi con cui classificare i promemoria.
• Documenti Comunicazioni e Registrazioni: gruppi delle comunicazioni e tipi di registrazione.
• Varie: classi di costo, categorie merceologiche, unità di misura e titoli di studio, oltre alle configurazioni di Addin, QMobile e posta.

Per configurare menu, utenti e privilegi passa invece ad AppMan. Per tipologie, esiti e regole specifiche di un modulo usa la rispettiva area delle Opzioni.