Check list

Com’è fatta

• Tipologia e descrizione identificano la check list.
• Le domande hanno una descrizione, un ordine, eventuali riferimenti (il punto norma, la procedura) e gli esiti ammessi.
• Gli esiti si configurano in Opzioni per classe e per tipo: nel caso degli audit, per esempio, Conforme, NC maggiore, NC minore, Osservazione, Spunto di miglioramento, Non applicabile, Vedi note.
• Le note per riga sono lo spazio dell’evidenza oggettiva: cosa hai visto, dove, quando. Sono tipicamente obbligatorie quando l’esito è diverso da “Conforme”.

Compilarla

Dentro un evento o un intervento la check list si apre dal dettaglio della disposizione (il pulsante Apri checklist; finché non è completa, l’indicatore segnala “Da compilare”). Si scorre domanda per domanda, si sceglie l’esito e si scrive la nota.

Dal calendario la check list di una disposizione si apre in sola compilazione: puoi scrivere descrizione, esito e note, ma non aggiungere, incollare, eliminare o riordinare le domande; sequenza e riferimenti restano in sola lettura. Può compilarla, se può aprire l’evento, chi è amministratore degli eventi, il responsabile dell’evento, l’esecutore della disposizione (o un membro della sua funzione), chi ha il permesso esteso sugli eventi o quello sul calendario. Per cambiare le domande apri la check list dall’evento.

In un intervento, in una fase di progetto e in un programma la check list si salva quando premi OK (o Salva) nella sua finestra, non con il Salva della scheda. Per questo, se la scheda ha modifiche non salvate, prima di aprirla Qualibus chiede di salvarle. All’apertura la check list mostra sempre le righe aggiornate, comprese quelle aggiunte da altri. Se mentre chiudi un intervento un altro utente cambia la sua check list, la chiusura si ferma: la check list viene ricaricata con le tue risposte dove nessun altro ha modificato la riga, e basta verificarla e confermare di nuovo.

Se modifichi una check list e premi Annulla o chiudi la finestra con la X, Qualibus chiede conferma. Scegli Rimani per continuare la compilazione oppure Prosegui senza salvare per scartare le modifiche. Se non hai modificato nulla, la finestra si chiude subito.

Campi e comandi della griglia

Nel modello evento normale e nella checklist dello step workflow, Accoda da checklist apre l'elenco delle checklist del catalogo Eventi, con il numero di domande di ciascuna: spunta una o più checklist e premi Accoda. Tutte le domande delle checklist scelte vengono aggiunte in fondo con i riferimenti, conservando quelle già compilate; quelle che non servono si tolgono poi con Elimina.

Descrizioni, riferimenti e note si leggono per intero: la riga si allunga quanto serve. Sul telefono una domanda lunga mostra le prime cinque righe e si apre per intero quando la tocchi. La colonna Riga mostra la posizione; dove trovi Sequenza, puoi digitare una posizione per spostare la domanda.

Seleziona più domande con le caselle e usa Elimina nella barra delle selezionate. Il menu con il tasto destro permette anche di inserire, spostare ed eliminare tutte le domande. Negli interventi puoi copiare un esito negli esiti ancora vuoti.

L’incolla da foglio di calcolo funziona anche nelle checklist di interventi e programmi. L’ordine delle colonne del foglio resta Riferimenti, Descrizione, Esito, Note: i programmi usano solo le prime due. Dentro un campo di testo, CTRL+V incolla solo nel campo.

Gli errori di descrizione o nota obbligatoria sono elencati prima della conferma e il campo da correggere viene evidenziato. Nessuna riga incompleta viene eliminata automaticamente.

In Registrazioni > Gestione fase puoi compilare esito e note, senza modificare le domande. Applica salva; Chiudi chiede conferma se ci sono modifiche non salvate. Le checklist materiali conservano i propri campi, compresa la Presa visione.

Nel modello workflow la checklist di uno step si apre dal pulsante Checklist della scheda Dati, nella stessa finestra del modello normale. OK la conferma nel dettaglio step; il salvataggio del modello resta quello della scheda.

Checklist materiali

Nella scheda Programma di un’altra anagrafica, il pulsante Checklist Materiali elenca gli articoli, le altre anagrafiche e i documenti che chi esegue l’intervento deve avere presenti. Aggiungi (in alto a destra, o con il tasto destro sulla griglia) li cerca nel rispettivo modulo, anche più d’uno alla volta. Attivo decide se la riga viene copiata nei nuovi interventi, Obbligatorio se la presa visione è necessaria per chiudere l’intervento.

Una riga già usata da un intervento non si elimina e non cambia il record collegato: togli la spunta Attivo e, se serve, aggiungi una riga nuova. Mostra solo attivi nasconde le righe non attive; con Accettazione cumulativa, alla chiusura la presa visione si conferma con un solo Sì/No per tutte le righe.

Nell’intervento la checklist materiali è in sola lettura: la presa visione si conferma in Chiudi intervento, dove le righe obbligatorie devono essere spuntate. Se non hai preso visione di nessuna riga, Qualibus ti propone di aprire la checklist prima di chiudere.

Quando un esito avvia un evento

Nei modelli configurati per farlo, alcuni esiti generano automaticamente un evento collegato: è così che da un audit nascono i rilievi (non conformità, osservazioni, spunti di miglioramento) senza doverli riaprire a mano.

Confermando (Applica), Qualibus apre in sequenza i nuovi eventi chiedendo per ciascuno data e titolo, responsabile e tipologia se non già previsti dal modello, più i dati obbligatori. Tutti restano collegati all’evento di origine, e da lì si seguono fino alla chiusura. Il percorso completo è in Processi tipici.

Preparare e riusare le check list

• Nuova crea una check list da zero.
• Duplica parte da una esistente: è il modo normale di preparare la campagna dell’anno successivo senza riscrivere nulla. La copia, “(Copia di …)”, si apre con tutte le domande già pronte da correggere; viene creata solo quando premi Salva — se esci prima, non resta nulla.
• Incolla da Excel importa domande ed esiti da un foglio di calcolo: si incolla, si controlla l’anteprima e si conferma. Le righe con descrizione vuota sono segnalate e mantenute: completale o eliminale prima di salvare.
• Stampa produce la check list da compilare su carta, o il verbale compilato da allegare al rapporto.

Preparare le colonne del foglio

Copia un blocco di almeno due colonne, senza intestazioni, nell'ordine Riferimento, Descrizione, Esito, Note. Puoi lasciare vuote le celle non necessarie, mantenendo però la loro posizione. Incolla al massimo 200 righe per volta.

Esempio a due colonne: riferimento e domanda. Tra le colonne c'è una tabulazione, così puoi copiare il blocco in un foglio di calcolo.

ISO 9001 §7.2	La formazione è registrata?
ISO 9001 §7.5	La procedura è aggiornata?

Esempio a quattro colonne; usa descrizioni di esito presenti tra quelle ammesse nella tua checklist:

ISO 9001 §7.2	La formazione è registrata?	Conforme	Registro verificato
ISO 9001 §7.5	La procedura è aggiornata?	Non conforme	Revisione da aggiornare

Nel menu Incolla righe da foglio di calcolo, Aggiungi in fondo accoda il blocco; Inserisci qui, proposto dal menu della riga, lo colloca nella posizione scelta. Le domande già presenti non vengono sostituite dall'incolla.