Documenti
Il sistema documentale: procedure, istruzioni, moduli, certificati, documenti di origine esterna. Gestisce revisioni, verifiche, approvazioni e distribuzione controllata, con la traccia di chi ha ricevuto e di chi ha letto.
In breve
- I documenti stanno in cartelle; i ruoli sulla cartella decidono chi fa cosa.
- Una revisione passa per verifica e approvazione prima di andare in vigore.
- La distribuzione dice a chi è stato consegnato e chi deve ancora prenderne visione.
- Se non sai dov’è un documento: Consultazioni cerca in tutte le cartelle.
Cartelle, documenti, revisioni
Tre livelli, da tenere distinti:
- La cartella organizza e, soprattutto, porta i permessi.
- Il documento è l’identità stabile: codice, descrizione, tipo. Non cambia nel tempo.
- La revisione è la versione: numero, data, file. Una sola è in vigore; le precedenti restano consultabili come sostituite.
Le tre schede sopra l’elenco — Documenti, Revisioni, Distribuzione — mostrano la cartella da queste tre angolazioni. In basso, per il documento selezionato: Proprietà (codice, descrizione, contenuto sintetico, note di revisione, tipo, stato), Tag, Collegati (gli altri documenti e i record legati a questo) e MailSender (gli invii automatici configurati).
Sopra l’elenco trovi il percorso della cartella aperta: clicca una cartella del percorso per risalire a quel livello (se stai modificando qualcosa, prima ti chiede se salvare). Nei percorsi lunghi le cartelle intermedie diventano …: passaci sopra per leggere il percorso completo.
Per riorganizzare l’archivio trascina una cartella su un’altra: dopo una conferma viene spostata lì con tutte le sue sottocartelle e i suoi documenti. Trascinala su <Livello principale> per portarla in cima. Puoi spostare solo le cartelle che amministri, e solo dentro cartelle che amministri; sul telefono usa Taglia struttura e Incolla struttura dal menu della cartella.
Chi può fare cosa
I permessi si assegnano sulla cartella, non sul singolo documento, e sono distinti per attività: lettura, inserimento di nuovi documenti, revisione, modifica, verifica, approvazione, distribuzione, amministrazione.
Da qui discende ciò che vedi: ogni utente accede ai documenti delle cartelle in cui ha il ruolo di lettura, e solo lì. Se un collega vede un documento che tu non vedi, la ragione sta quasi sempre nei ruoli della sua cartella.
Il ciclo di vita di una revisione
- Nuova revisione — si carica il file (o si parte dal modello), si compilano numero, data e note di revisione. Il documento risulta in modifica. Finché la revisione non è approvata, le note di revisione restano modificabili direttamente dalla scheda Revisione: appena le cambi compaiono Salva e Annulla; una volta approvata diventano di sola lettura.
- Verifica — chi ha il ruolo di verifica conferma. Si può annullare la propria verifica e, con i permessi adatti, annullarle tutte.
- Approvazione — l’approvatore rende ufficiale la revisione: da quel momento è in vigore, e la precedente diventa sostituita.
- Distribuzione — la revisione in vigore viene consegnata ai destinatari previsti, che risultano “da prendere visione” finché non confermano.
- Archiviazione — quando il documento esce dall’uso corrente: non si cancella, si archivia, e resta consultabile a storico.
Ogni passaggio registra chi e quando: è la tracciabilità che le norme richiedono, e si ottiene senza compilare registri a parte.
Dal menu della revisione, Richiesta verifica e Richiesta approvazione aprono Nuovo messaggio, con oggetto, testo e destinatari suggeriti già compilati. In Seleziona destinatari puoi confermare o modificare la selezione prima di inviare. Il messaggio ricevuto contiene il collegamento al documento; Apri documento, con l'icona della graffetta, apre il file della revisione richiesta.
Per modificare un documento lo estrai: finché è estratto gli altri lo vedono bloccato, con il tuo nome, e non possono sovrapporsi. Quando hai finito lo archivi, e la tua versione diventa quella di tutti. Dal menu Estrai scegli dove lavorare sul file:
| Modifica online | Scarica una copia | |
|---|---|---|
| Dove lavori | In Qualibus, nell'editor integrato (OnlyOffice): non serve nessun programma sul computer. | Sul tuo computer: il file viene scaricato e lo modifichi con il programma che preferisci. |
| Dove stanno le modifiche | In Qualibus: chiudi l'editor quando vuoi e riprendi con Riapri in modifica, anche da un altro computer. | Nel file scaricato: Qualibus non le vede finché non lo ricarichi. |
| Come archivi | Archivia: viene archiviato quello che c'è nell'editor, senza scegliere file. | Archivia (negli allegati dei moduli Archivia (carica file)): scegli dal computer il file che hai modificato. |
| Quando si può | Solo per i file che l'editor sa modificare (Word, Excel, PowerPoint e simili). | Per qualsiasi file: immagini, PDF, e-mail, disegni… |
Se per un file si può estrarre in un solo modo, al posto del menu trovi una voce sola: Estrai in modifica oppure Estrai e scarica copia.
In entrambi i casi Annulla estrazione rilascia il documento senza archiviare: resta com'era prima dell'estrazione e le modifiche non archiviate vanno perse (quelle fatte nell'editor vengono scartate; quelle nel file scaricato restano solo sul tuo computer). Se un documento risulta estratto da qualcuno che non è più disponibile, un amministratore può annullarne l'estrazione.
Un documento estratto non ti blocca: puoi cambiare cartella o andare in un altro modulo, e un avviso giallo ti ricorda che resta estratto. Finché hai documenti estratti (anche gli allegati dei moduli), in alto a destra compare l'icona gialla con il loro numero: cliccandola vedi l'elenco e con un clic torni sul documento. In fondo all'elenco, Archivia tutti archivia in un colpo quelli modificati in OnlyOffice; per quelli scaricati scegli il file modificato sulla riga, oppure trascinali tutti insieme e Qualibus li abbina per nome. Da lì puoi anche annullare l'estrazione di uno o di tutti.
Quando archivi un documento scaricato, se il file che scegli ha un nome diverso da quello del documento estratto (o cambia tipo, ad esempio da .docx a .pdf), Qualibus te lo fa notare e ti chiede se è il file giusto: puoi archiviarlo comunque o sceglierne un altro.
Quando archivi una revisione non ancora approvata, dopo che hai scelto il file (o confermato la chiusura in OnlyOffice) Qualibus ti chiede le note di revisione (cosa cambia in questa revisione), già compilate con quelle attuali (o con quelle che stai scrivendo nella scheda Revisione). Con Salva e archivia le salva e prosegue: qui sono obbligatorie. Con Archivia senza modificare la nota prosegue lasciandole com'erano. Chiudendo la finestra non archivi; se avevi scritto qualcosa, Qualibus ti chiede prima conferma. Archivia tutti non le chiede.
Valido fino a
Nella scheda Documenti, la colonna Valido fino a mostra la scadenza della revisione in vigore. Se non esiste ancora una revisione approvata, la cella resta vuota.
Per impostare o cancellare la data di una revisione non ancora approvata, apri Revisioni, seleziona la revisione e modifica direttamente il campo Valido fino a nel dettaglio Revisione. La data viene salvata quando confermi il valore o esci dal campo; usa la X del campo per cancellarla. Se il salvataggio fallisce, viene ripristinato il valore precedente.
La modifica è disponibile con il ruolo di modifica sulla cartella o di amministrazione. Le revisioni approvate restano in sola lettura. La data inserita viene proposta anche al momento dell'approvazione; dopo l'approvazione compare nell'elenco Documenti.
Nello stesso dettaglio Revisione puoi cambiare l'Ubicazione originale scegliendola dall'elenco: vale per le revisioni non ancora approvate di un tipo documento senza gestione file (per esempio cartaceo), con il ruolo di modifica sulla cartella. Il valore si salva appena lo scegli.
La colonna Dimensione della scheda Documenti mostra la grandezza del file della revisione in vigore (il file pubblico, se presente); resta vuota se il documento non ha ancora una revisione approvata con file.
Distribuzione e presa visione
- I destinatari si indicano per persona, per funzione, o con le liste di distribuzione definite in Opzioni. Tra le persone compaiono tutti i dipendenti in forza, anche quelli che non hanno un utente Qualibus: a loro il documento si consegna per e-mail o su carta.
- La distribuzione può essere elettronica — l’utente riceve un avviso e conferma la lettura in Qualibus — oppure cartacea, e allora si stampa il foglio di distribuzione da far firmare.
- Alcune cartelle sono configurate per distribuire automaticamente ogni nuovo documento approvato: è il modo di non dimenticare nessuno.
- Annulla distribuzione revoca l’invio (per esempio se la revisione era sbagliata).
Le domande di sempre, e dove si risponde
Il pulsante Documenti distribuiti filtra l’elenco:
| Filtro | Risponde a |
|---|---|
| A me in vigore | “Che cosa devo leggere io?” — i documenti distribuiti a te, con l’evidenza di quelli non ancora letti. |
| Da me in vigore | “Che cosa ho distribuito io, e chi non l’ha ancora letto?” |
| Tutti a me/da me | Le due cose insieme. |
| Tutti | L’elenco completo, senza filtro sulle distribuzioni. |
Aprire, leggere, scaricare
Nelle Revisioni, Apri in lettura apre il file originale in OnlyOffice; Apri file pubblico apre la copia pubblicata. La colonna Tipo indica il formato dell'originale; un’icona a giornale indica un documento cartaceo, che non ha file. Estrai ▸ Modifica online e Nuova revisione convertono un file DOC (Word 97-2003) in DOCX, perché l'editor integrato non modifica il formato vecchio, e te lo segnalano con un avviso. Se la conversione non riesce, un avviso te lo dice e il file resta DOC: invece di aprirsi nell'editor viene estratto e scaricato, da modificare con Word e archiviare. Nelle Revisioni, le colonne File in modifica da ed Estratto il dicono chi ha estratto il file e da quando.
- Apri in lettura mostra il file nel visualizzatore integrato, a tutta pagina, senza scaricarlo: è il modo consigliato, perché l’accesso resta tracciato.
- Apri/scarica il file della revisione porta via una copia locale — che però invecchia: la copia sul tuo computer non sa che è uscita una revisione nuova.
- File pubblico è la copia consultabile liberamente, generata dopo l’approvazione dove previsto (tipicamente un PDF).
- Le revisioni precedenti restano accessibili a chi ne ha il ruolo: servono quando si deve dimostrare che cosa diceva la procedura in una certa data.
Stampe e registri
Dal modulo si producono il registro dei documenti — elenco con revisione in vigore, stato e date, cioè il documento che si mostra in audit — e il foglio di distribuzione per le firme. Entrambi si aprono in una pagina pulita, pronta per la stampa o il PDF.
Modelli di documento
Un modello è un documento con dei segnaposto dentro: generandolo da un record, Qualibus li
sostituisce con i dati veri — <RAGIONE_SOCIALE> diventa il nome del cliente,
<DATA> la data di oggi. È così che nascono lettere, verbali e rapporti già compilati.
L’elenco completo dei campi disponibili, modulo per modulo, con i suffissi per i record collegati nei riferimenti, è in Campi nei modelli documento; come si crea un documento da un modello nella scheda di un record è in Nuovo documento da modello.
I documenti negli altri moduli
La scheda Documenti presente in clienti, eventi, progetti, infrastrutture non è un archivio separato: mostra i documenti di questo archivio collegati a quel record. Così la procedura di collaudo si trova dal collaudo, e il certificato del fornitore dalla scheda del fornitore, senza duplicare file.
La tentazione di allegare una copia del PDF dentro l’evento è forte; il costo si paga alla prima revisione, quando la copia resta vecchia. Collega il documento, non copiarlo.