Modelli evento
Il modello è lo stampo di un processo: lo si definisce una volta, e tutti gli eventi generati da lì si comportano allo stesso modo. È il posto dove si “programma” Qualibus senza scrivere codice.
In breve
- Un modello definisce i passi, gli esiti, i dati da chiedere e gli avvisi.
- Nei modelli a workflow il percorso si disegna: step collegati da frecce, una per esito.
- Modificare un modello non cambia gli eventi già aperti: vale per quelli futuri.
Trovare e aprire un modello
Dall’elenco di una classe di eventi, il pulsante Modelli Evento apre i modelli di quella classe. L’elenco mostra numero, descrizione, titolo proposto, ambito, tipologia, comportamento (Normale o Workflow) e se il modello è attivo.
Dal menu … in alto a destra, Stampa QR Code apre l’elenco dei modelli con un nome personalizzato del link impostato (nei Tutti gli eventi raggruppati per classe): spunta quelli che ti servono e scarica un unico documento — PDF o Word — con il QR code e il link di ciascuno. La colonna Avviabile da link (dal selettore delle colonne) mostra quali modelli hanno il link configurato.
Un modello non attivo resta consultabile ma non è più proponibile all’avvio di nuovi eventi: è il modo corretto di “andare in pensione” senza cancellare la storia.
Un modello da cui sono già stati generati eventi, o che un esito di checklist usa per avviare un evento, non si può eliminare: Qualibus lo dice subito con un messaggio rosso, senza chiedere la conferma. In quel caso disattivalo.
Che cosa definisce un modello
| Scheda | Che cosa imposta |
|---|---|
| Definizione | Descrizione del modello, titolo proposto all’evento, classe, ambito, tipologia, responsabile predefinito, comportamento, e gli interruttori Attivo, Avviabile da link (QR code) e Avvio veloce. |
| Opzioni | I comportamenti di dettaglio del processo: numerazione, obbligatorietà, notifiche al personale collegato nei riferimenti. |
| Riferimenti | Quali record vanno collegati, quali sono obbligatori all’avvio, e quali compaiono in Anteprima sul calendario. |
| Dati personalizzati | I campi da chiedere e quali sono obbligatori all’apertura o alla chiusura. Per combo, calcoli e maschere: Sintassi del campo Valore. |
| Workflow / Disposizioni | I passi del processo. Nei modelli a workflow è il diagramma; in quelli normali l’elenco delle disposizioni previste. |
| Costi | Le classi di costo imputabili agli eventi generati. |
| Documenti | La modulistica agganciata al tipo di evento (il modello di report, il piano, il verbale). I segnaposto da usarci dentro: Campi nei modelli documento. |
| Istruzioni | Il testo che guida chi eseguirà i passi: è la voce del sistema di gestione dentro il processo. |
| Istanze di eventi in corso | Gli eventi vivi generati da questo modello — da guardare prima di modificarlo. |
Nel modello puoi lasciare vuoti anche i dati personalizzati obbligatori: saranno richiesti nell’evento quando previsto. I valori numerici che inserisci devono rispettare i limiti configurati.
Disegnare il workflow
Nei modelli con comportamento Workflow, la scheda Workflow mostra il percorso come diagramma: un nodo Start, gli step (le disposizioni), un nodo Stop, e le frecce che li uniscono. Ogni freccia porta il nome di un esito: è l’esito scelto alla chiusura di uno step a decidere quale freccia si percorre.
Sbloccare la modifica
Il lucchetto in alto a sinistra apre la modifica. Se dal modello sono già nati eventi ancora in corso, Qualibus avvisa prima di procedere:
La riga rossa sopra le schede lo ripete a chiare lettere: “Questo modello ha già generato N eventi: le modifiche non li cambiano, ma valgono per quelli futuri. Alcune modifiche strutturali potrebbero essere rifiutate.” È il principio da tenere a mente: gli eventi già avviati proseguono con il percorso che avevano al momento dell’avvio.
Gli strumenti dell’editor
| Comando | Che cosa fa |
|---|---|
| + Start | Il punto di partenza del processo. Ce n’è uno. |
| + Step | Aggiunge una disposizione: il passo che qualcuno dovrà eseguire. |
| + Stop | Il punto di arrivo. Ci possono essere più fini (chiusura positiva, abbandono). |
| Allinea in fila / Allinea in colonna | Riordina automaticamente i nodi: serve a rendere leggibile un diagramma cresciuto disordinatamente. |
| Frecce Annulla / Ripeti | Percorrono le modifiche del disegno nella bozza del modello. Il pulsante testuale Ripristina scarta invece tutte le modifiche non salvate: vedi Modificare e salvare. |
| Salva (in alto) | Il diagramma si salva con il Salva del modello, non da solo: finché non lo premi, nulla è definitivo. |
Come si costruisce, passo per passo
- Apri il lucchetto e, se richiesto, scegli di procedere in modifica.
- Aggiungi gli step che compongono il processo, uno per ogni attività che qualcuno dovrà svolgere e chiudere.
- Collega i nodi trascinando dal bordo di uno step a quello successivo. Appena creato il collegamento, Qualibus chiede a quale esito corrisponde quella freccia.
- Ripeti per ogni esito possibile: da uno stesso step partono tante frecce quanti sono gli esiti che portano altrove (esempio: “Conforme” → verso Stop, “Non conforme” → verso l’azione correttiva).
- Doppio clic su uno step per aprirne il dettaglio (sotto). Il testo di step ed esiti non si scrive direttamente sul diagramma: si modifica nel dettaglio.
- Allinea il diagramma e premi Salva.
Se un esito non porta a nessun nodo, l’evento che lo sceglie resta fermo: nessun passo successivo viene generato. Prima di salvare, ripercorri mentalmente ogni esito di ogni step e verifica che arrivi da qualche parte — anche solo a Stop.
Riconoscere gli step multipli e sistemare i collegamenti
Gli step multipli si riconoscono dal bordo blu e dalla scritta MULTI su una riga separata, sotto il responsabile o l’esecutore. Nell’evento, uno step multiplo corrente mantiene lo sfondo giallo.
Con il lucchetto aperto, fai doppio clic sulla linea, sull'etichetta o sul contorno blu del collegamento selezionato per aprirne il dettaglio.
Per cambiare il lato da cui parte o arriva una linea, apri il lucchetto e fai clic destro sul collegamento: scegli Elemento iniziale o Elemento finale, quindi Alto, Destra, Basso o Sinistra. Il lato attualmente in uso è segnato con la spunta. Gli stessi controlli sono disponibili nel dettaglio del collegamento. Puoi spostare le estremità anche quando la cancellazione è vietata perché il collegamento è già utilizzato: gli step collegati e l’esito rimangono invariati. Conferma le modifiche con Salva del modello.
Il dettaglio di uno step
| Campo | Significato |
|---|---|
| Descrizione | Il testo che l’esecutore vedrà come nome dell’impegno, anche sul calendario. Può occupare più righe, fino a 200 caratteri (ogni a capo ne conta due). Confermando con OK il riquadro dello step si adatta in altezza al testo, anche se lo avevi ingrandito a mano; l’altezza viene salvata con il modello. |
| Tipo disposizione | La categoria del passo (Audit, Verifica, Azione…), usata anche nelle analisi. |
| Orario inizio / fine | La fascia oraria proposta per l’impegno sul calendario. |
| Tipo esecutore | Manuale (si sceglie all’avvio), oppure determinato dal sistema — per esempio la funzione responsabile. |
| Esecutore | La persona o la funzione a cui il passo viene assegnato. Assegnare a una funzione è più robusto: se cambia la persona che la ricopre, gli impegni seguono il ruolo. |
| Multiplo | Il passo viene generato per più esecutori insieme (tutti devono chiuderlo). |
| Esiti disposizione | L’elenco degli esiti ammessi alla chiusura. Per ciascun esito si possono chiedere dati personalizzati specifici — per esempio, se l’esito è “Non conforme”, pretendere la descrizione del rilievo. Nella finestra dei dati personalizzati, la casella in testa alla prima colonna seleziona o toglie tutti i campi con un clic; quella accanto al nome di una sezione fa lo stesso per la sola sezione. |
La scheda Notifiche configura destinatari e momenti degli avvisi email del MailSender (responsabile, esecutore, proponente, destinatari aggiuntivi, attuazione e scadenze secondo le opzioni). I messaggi interni seguono regole distinte. Il pulsante Checklist in cima alla scheda Dati apre in una finestra la lista di domande da compilare agganciata allo step: OK la conferma nel dettaglio step, il salvataggio resta quello del modello.
Modelli senza workflow
Nei modelli con comportamento Normale non c’è diagramma: le disposizioni sono un elenco con una sequenza. Ogni riga ha gli stessi campi del dettaglio step — descrizione, tipo, esecutore, orari, esiti, check list — ma non c’è un esito che decide il passo successivo: all’avvio dell’evento vengono create tutte, e si chiudono man mano.
È la forma giusta per i processi a lista: un audit per punti norma, un controllo periodico con dieci verifiche, una manutenzione con la sua sequenza di operazioni.
Il pulsante Aggiungi disposizione chiede subito il tipo e aggiunge la riga in fondo. La check list di una disposizione si apre con il pulsante Checklist del dettaglio, con doppio clic sulla riga oppure con la voce Checklist del menu del tasto destro.
Buone pratiche
- Duplica invece di ricominciare: un nuovo modello parte quasi sempre da uno esistente che somiglia. Il pulsante Duplica copia struttura, dati, istruzioni e la configurazione Evento da web, se presente. La copia ha un nuovo link: i link e il nome personalizzato dell'originale restano associati all'originale. Apri Configura sulla copia per copiarne il link o assegnarle un nuovo nome personalizzato.
- Descrizioni uguali: al salvataggio un avviso segnala se esiste un altro modello con la stessa descrizione, anche inattivo o di un'altra classe. Il salvataggio viene comunque completato.
- Titolo nel modulo web: se il modello ha un titolo proposto, il modulo Evento da web lo presenta già compilato (oppure lo nasconde, con Nascondi titolo nella configurazione). Se il modello non ha un titolo, il modulo lo chiede sempre a chi compila ed è obbligatorio.
- Redirect dopo l'inserimento: nella configurazione Evento da web indica l'URL completo (http:// o https://). Le modifiche vengono salvate automaticamente, anche premendo subito OK; se l'URL non supera la validazione, correggi il campo prima di chiudere.
- Scrivi le Istruzioni: sono la differenza tra un processo che le persone eseguono bene e uno che genera domande. Costano dieci minuti e si ripagano ogni volta.
- Assegna a funzioni, non a persone, dove il ruolo è ciò che conta: i cambi di organico non rompono il processo.
- Chiedi solo i dati che userai: ogni campo obbligatorio in più è un attrito per chi lavora. Se un dato non finirà mai in una consultazione o in un cruscotto, probabilmente non serve.
- Prova il modello avviando un evento di prova prima di metterlo in mano a tutti, e poi eliminalo.
Messaggi interni ed email del processo
Le impostazioni dei messaggi automatici delle disposizioni regolano gli avvisi email elaborati dal MailSender. I messaggi interni degli eventi dipendono invece dalle regole della tipologia e dei ruoli/ambiti. Attivare un canale non attiva automaticamente l'altro. Per controllare un avviso mancante segui Notifiche automatiche.