Eventi e workflow
Il cuore di Qualibus: tutto ciò che “succede” e va gestito fino alla chiusura — non conformità, reclami, audit, azioni correttive, riesami, verifiche, segnalazioni.
In breve
- Un evento è un fascicolo con dentro i passi da compiere: le disposizioni.
- Ogni disposizione si chiude con un esito, e l’esito decide il passo successivo.
- Le disposizioni assegnate a te compaiono sul tuo calendario.
- Struttura, esiti e avvisi vengono dal modello, non si reinventano ogni volta.
Che cos’è un evento
Un evento descrive un fatto — chi, cosa, quando, con quale gravità — lo assegna a un responsabile e lo porta avanti attraverso una serie di disposizioni, i passi da compiere. Ogni disposizione ha un esecutore e una scadenza, e si chiude con un esito.
Gli eventi sono raggruppati in classi (le voci di menu: Non conformità, Audit, Reclami, Riesame di direzione, Valutazione fornitori…) e, dentro la classe, in tipologie e ambiti. La classe decide anche chi può vederli e avviarli.
Comportamento: Normale o Workflow
È la differenza che spiega perché due eventi si comportano diversamente:
| Comportamento | Come procede | Esempio |
|---|---|---|
| Normale | Le disposizioni sono un elenco di attività previste, tutte note dall’inizio; si chiudono man mano. | Un audit con dieci punti norma da verificare. |
| Workflow | I passi si generano uno dopo l’altro: l’esito di ciascuno determina quale sarà il prossimo, seguendo il diagramma del modello. | Una non conformità: analisi → azione correttiva → verifica di efficacia. |
Negli eventi a workflow compare anche la scheda Workflow con il diagramma del percorso.
L’elenco degli eventi
Lo stato racconta a colpo d’occhio dove sta l’evento: Immesso (aperto, non ancora lavorato), In attuazione (ci sono disposizioni in corso), Attuato (tutti i passi chiusi), Chiuso. Il pulsante Modelli Evento porta ai modelli della classe; Consultazioni alla ricerca strutturata.
Il percorso in alto mantiene la classe anche nei modelli e nelle consultazioni: Home > Eventi > Azione di miglioramento > Modelli evento. Lo stesso vale per Nuovo evento, anche quando parti da tutti gli eventi (la classe compare appena scegli il modello), e per la copia creata con Duplica. Clicca sul nome della classe per tornare ai suoi eventi; Eventi apre invece tutti gli eventi. Nella scheda di un modello, Modelli evento torna ai modelli della stessa classe.
Avviare un evento
Ci sono più strade, tutte legittime: si sceglie quella più comoda rispetto a dove ti trovi.
| Da dove | Quando conviene |
|---|---|
| Nuovo nella classe di evento | Il caso normale: sai già che tipo di evento stai aprendo. |
| Avvia evento dalla scheda di un record | L’evento riguarda quel cliente, quel dipendente, quell’articolo o quella macchina: il riferimento viene compilato da solo. |
| Menu contestuale del calendario | Stai pianificando: apri l’evento direttamente sulla data prevista. |
| Duplica da un evento esistente | Ripeti qualcosa di simile — l’audit dell’anno scorso, la verifica periodica. |
| Link o QR code | Segnalazioni e reclami raccolti da chi non usa Qualibus: si inquadra il codice e si compila il modulo. |
| Esito di una check list | Durante un audit, un esito “NC minore” o “Osservazione” avvia il rilievo collegato. Vedi Processi tipici. |
Modelli «Solo da link». Alcuni modelli non si compilano dentro Qualibus: raccolgono informazioni pubbliche, oppure permettono di segnalare in forma anonima. Nell’elenco dei modelli li riconosci dall’etichetta Solo da link: scegliendoli, «Avvia evento» apre il modulo web in una scheda nuova ed è lì che si inseriscono i dati. Non serve più tenere due modelli distinti — uno per l’inserimento manuale e uno per il web — per lo stesso processo. Restano invece esclusi quando parti dalla scheda di un record: il modulo web non può portarsi dietro il riferimento a quel record.
La procedura guidata
- Data e modello — scegli quando è accaduto e di che tipo di evento si tratta. Il modello porta con sé workflow, campi, esiti e avvisi. Se la classe ne ha uno solo, «Nuovo» lo avvia subito: con un modello «Solo da link» si apre il modulo web in una scheda nuova, altrimenti Qualibus chiede soltanto la conferma di creazione. La procedura guidata compare comunque quando il modello lascia qualcosa da compilare (titolo, ambito, tipologia, responsabile, esecutori o dati obbligatori). Il titolo è obbligatorio: se il modello ne propone uno lo trovi già compilato, altrimenti va scritto. La linguetta Istruzioni, accanto al titolo, mostra le indicazioni scritte sul modello.
- Riferimenti — i record coinvolti (il cliente, l’articolo, il reparto, il personale). Alcuni modelli li richiedono obbligatoriamente e bloccano finché non li indichi.
- Esecutori — chi è responsabile delle prime disposizioni. Il modello li propone per nome o per funzione; si possono correggere.
- Dati obbligatori — i dati personalizzati che il modello pretende all’apertura.
- Conferma — l’evento riceve il numero progressivo, si apre la scheda, la prima disposizione è attiva; gli avvisi dipendono dai canali e dalle regole configurati.
La scheda dell’evento
| Scheda | Contenuto |
|---|---|
| Definizione | Numero, data, titolo, classe, tipologia, ambito, gravità, responsabile, chi ha proposto l’evento, esito finale. |
| Disposizioni | I passi: sequenza, tipo, descrizione, esecutore, date, stato, esito, note. È qui che si lavora tutti i giorni. |
| Workflow | Il diagramma del percorso (solo per gli eventi a workflow), con il passo corrente in evidenza. |
| Riferimenti | I record coinvolti, ciascuno con il suo ruolo. |
| Dati personalizzati | I campi previsti dal modello per questo tipo di evento. Come si configurano: Sintassi del campo Valore. |
| Costi | I costi imputati, per classe di costo: quanto è costata la non conformità. |
| Documenti | Documenti collegati e allegati (il report, le foto, le evidenze). |
| Promemoria | Scadenze legate all’evento. |
| Istruzioni | Il testo di guida previsto dal modello per chi deve eseguire il passo corrente. |
Quando cambi la tipologia di un evento, il costo fisso prende quello previsto dalla tipologia, e se l’evento non ha ancora un responsabile viene proposto quello della tipologia. Un responsabile già indicato non cambia.
In modifica, nella scheda Costi il pulsante Aggiungi costo apre l’elenco dei tipi di costo: scegline uno e la riga si aggiunge subito e si apre la cella da compilare (l’articolo, le ore o il prezzo). Se il tipo non richiede un articolo, la riga prende l’unità di misura e il prezzo previsti dal tipo. Lo stesso elenco è nel menu del tasto destro su una riga della griglia, alla voce Aggiungi.
Nei processi ben configurati la scheda Istruzioni dice esattamente cosa ci si aspetta da te in quel passo: cosa compilare, cosa allegare, quando si può chiudere. È il modo più rapido per non sbagliare un processo che non fai tutti i giorni.
Lavorare una disposizione
Selezionando una riga si apre il dettaglio a destra, con:
- Dettaglio — tipo di disposizione, e la check list quando prevista (“Da compilare” finché non la apri e la completi).
- Disposizione — da attuare il…, dalle ore / alle ore, esecutore, eventuale esecutore multiplo.
- Attuazione — le note di chiusura, l’esito, la data effettiva.
Il pulsante Aggiungi disposizione inserisce un passo non previsto dal modello (capita: serve un’analisi in più). Per agire su più disposizioni insieme spunta le righe, poi usa il pulsante N selezionate (Duplica, Elimina, Deseleziona) oppure il tasto destro, che con due o più righe spuntate offre solo queste azioni, con il numero di disposizioni.
Chiudere una disposizione
Si compilano le note, si sceglie l’esito tra quelli ammessi dal modello e si conferma. In quel momento Qualibus, in un’unica operazione:
- registra data, ora e autore della chiusura;
- se l’evento è a workflow, calcola dal diagramma la disposizione successiva e la assegna al suo esecutore — che se la ritrova sul calendario;
- predispone gli avvisi previsti dalle regole configurate; messaggi interni ed email seguono circuiti distinti;
- quando non restano passi aperti, propone la chiusura dell’evento.
- negli eventi a workflow, se l’esito scelto conclude il processo, chiude da solo anche l’evento: chiusa la finestra di firma, un messaggio avvisa «Come previsto dal workflow, l’evento verrà ora chiuso con esito …». Se nel frattempo un altro utente ha già chiuso l’evento, la firma non viene registrata e Qualibus chiede di ricaricare la pagina.
Non si annulla con Annulla: è un’azione immediata, non una modifica in bozza. Se l’esito era sbagliato usa la procedura di correzione della chiusura appropriata.
Chiudere, riaprire, duplicare
| Azione | Che cosa fa |
|---|---|
| Chiudi evento | Apre la finestra Chiusura evento: si sceglie l’esito (proposto quello predefinito della tipologia) e si conferma con Sì. Se l’evento non si può ancora chiudere, la finestra elenca i motivi. Alla chiusura vengono registrati esito, Chiuso da e Data chiusura (il giorno); l’evento passa in stato chiuso e non è più modificabile. Se un altro utente lo ha già chiuso, resta valida la prima chiusura. |
| Riapri evento | Chiede conferma e riporta l’evento in lavorazione, cancellando esito, Chiuso da e Data chiusura. Il dialogo non richiede una motivazione. |
| Duplica | Crea un nuovo evento da questo, scegliendo cosa copiare (riferimenti, dati personalizzati, disposizioni, allegati). Nulla viene creato finché non salvi la copia: se esci prima di salvarla, Qualibus chiede conferma. Se prima di salvare provi un’operazione che richiede l’evento salvato (aprire una checklist, aggiungere un promemoria…), ti viene chiesto di salvarlo: da lì puoi proseguire. |
| Abbandona | Durante una duplicazione, scarta la copia non ancora salvata. Non chiude l’evento originale. |
| Elimina evento | Cancella davvero. Da usare solo per un evento aperto per errore. |
Chi può chiudere o riaprire. Chiudi evento e Riapri evento compaiono solo a chi può modificare gli eventi e in più è il responsabile dell’evento, oppure ha nella classe un ruolo abilitato alla chiusura, oppure è amministratore degli eventi. Agli altri utenti i comandi non vengono mostrati.
Tenere sotto controllo gli eventi
- Il calendario mostra le disposizioni assegnate a te; la vista Scaduti quelle oltre la data prevista.
- Le consultazioni rispondono alle domande trasversali: quante NC aperte per fornitore, quanti giorni in media per chiudere un’azione correttiva, quali eventi hanno superato la scadenza.
- I cruscotti danno la stessa informazione in forma grafica, per la direzione e per il riesame.
Correggere una chiusura
- Disposizione di un evento normale: su un evento non chiuso, seleziona la disposizione chiusa e usa Riapri disposizione, se disponibile. Conferma l'operazione, poi correggi i dati prima di richiuderla. Non è necessario riaprire l'intero evento se è già in lavorazione.
- Disposizione di workflow: usa Rollback sulla disposizione chiusa a cui vuoi tornare, quando disponibile. Leggi la conferma: il comando riapre quella disposizione ed elimina quelle successive. Non è la stessa operazione della riapertura di una disposizione normale.
- Evento chiuso: il responsabile abilitato usa Riapri evento e conferma. Poi verifica quali disposizioni devono essere corrette: riaprire il fascicolo non significa annullare tutte le chiusure dei passi.
La disponibilità dei comandi dipende da permessi e stato. Se il comando non compare o viene rifiutato, chiedi al responsabile del processo; la freccia Annulla non annulla queste operazioni immediate.