Comunicazioni

Messaggi

Funzionano come un client di posta, con in più il legame con i dati:

• Nuovo scrive un messaggio a uno o più utenti.
• Rispondi, Rispondi a tutti, Inoltra come di consueto.
• Invia/Ricevi forza l’aggiornamento senza aspettare il controllo automatico.
• Si possono collegare documenti e allegare file.
• Il contatore sulla barra superiore mostra i non letti; l’elenco evidenzia in grassetto ciò che non hai ancora aperto e, sugli inviati, se il destinatario ha letto.
• Il recapito anche via e-mail dipende dal tipo di comunicazione e dalla configurazione; non presumere che ogni messaggio interno generi un’email.

Il riquadro Collegamenti

Accanto al testo, il riquadro Collegamenti mostra il record di cui il messaggio parla — un documento, un evento, un cliente. È ciò che distingue una comunicazione Qualibus da una mail: chi la riceve non deve cercare nulla, apre il collegamento e si trova sul dato.

Per questo, quando devi scrivere “a proposito di questo record”, conviene partire dal record: il pulsante messaggio presente nelle schede apre una comunicazione già agganciata.

Allo stesso modo, dal menu di un documento nelle Comunicazioni di una scheda, Inoltra con messaggio a… spedisce quel documento a uno o più utenti Qualibus con un nuovo messaggio interno (non un’e-mail): il documento viaggia con il messaggio e chi lo riceve lo apre da Apri documento, che per i file Office si apre nell’editor online. Oggetto e testo sono già compilati e indicano da quale record arriva.

Discussioni

Una discussione è una conversazione a più voci su un argomento, che resta consultabile nel tempo.

• Si possono aggiungere partecipanti in corsa.
• Quando l’argomento è esaurito la discussione si chiude, e passa tra le Discussioni chiuse: non si perde, esce dalle cose da seguire.
• La barra superiore mostra un solo badge: quello dei messaggi ricevuti non letti. Per seguire le conversazioni, apri Discussioni aperte; non c’è un secondo badge dedicato alle discussioni.

Inviare un’e-mail

Le e-mail verso l’esterno si scrivono dentro Qualibus, nella finestra Invia email, e partono dal server con la configurazione e-mail del tuo utente (o, se non ne hai una, con quella aziendale). Non si apre Outlook né il programma di posta del computer.

• La trovi con Invia E-mail dove c’è qualcosa da spedire: sui documenti della scheda di un record (anche Invia E-mail (pdf), che allega la versione PDF), sulle distribuzioni dei documenti, sugli indirizzi e-mail di clienti, contatti e Rubrica, e nelle consultazioni di Clienti, Personale e Privati.
• Con Invia E-mail (pdf) la conversione in PDF parte appena si apre la finestra: mentre è in corso l’allegato mostra una rotellina e il pulsante Invia resta grigio con la scritta «Conversione in PDF…».
• I destinatari si scrivono in A, Cc e Ccn. Scrivendo un nome o un indirizzo compare l’elenco di clienti, contatti, personale e privati che corrispondono: scegli con il mouse, oppure con le frecce e Invio. Se nell’elenco non c’è, l’indirizzo scritto si aggiunge così com’è. Un indirizzo già presente in A, Cc o Ccn non si aggiunge una seconda volta. Si possono anche cercare con un clic sull’etichetta. Per spostare un indirizzo da un campo all’altro trascinalo, o cliccalo e scegli dove metterlo.
• Un’e-mail raggiunge al massimo 25 destinatari. Dalle consultazioni il pulsante Invia e-mail scrive a tutte le righe filtrate e mette gli indirizzi in Ccn, così nessuno vede gli altri; il tasto destro su una riga scrive solo a quella riga, in A.
• Si allegano file dal computer o documenti dell’archivio (Aggiungi da documenti), fino a 25 MB in tutto.
• Il testo parte con la tua firma (personale o aziendale, secondo le opzioni). Se la configurazione prevede la copia nella posta inviata, l’e-mail spedita la ritrovi anche lì.

Se la finestra dice che l’e-mail non è configurata, o la voce Invia E-mail è grigia, chiedi all’amministratore: serve la configurazione del server di posta, e il permesso di inviare e-mail da quel modulo.

Notifiche automatiche: dove cercarle

Messaggi interni ed email automatiche sono canali distinti. La presenza di un avviso in uno non garantisce la presenza nell'altro; non ogni modifica a un evento genera una comunicazione.

Le regole email possono riguardare avvio, attuazione, scadenza o preavvisi, secondo la configurazione. L'elaborazione del MailSender non coincide necessariamente con l'istante del salvataggio.

Tenere in ordine la casella

Per agire su più elementi spunta le righe, poi apri N selezionate. Il menu mostra le azioni disponibili per la scheda corrente; controlla il numero prima di confermare un'eliminazione e usa Deseleziona per svuotare la selezione. La riga su cui stai leggendo il dettaglio e le righe spuntate non sono la stessa cosa.

• La casella Cerca e il raggruppamento per colonna funzionano come in ogni griglia: si può raggruppare per mittente, per modulo d’origine o per data.
• Elimina toglie i messaggi che non servono più; le comunicazioni importanti restano comunque tracciate sul record a cui erano collegate. Un messaggio ricevuto si può eliminare solo dopo averlo letto: su un messaggio non letto Elimina è disattivato, e in una selezione mista i messaggi non letti restano nella casella.
• Le Opzioni comunicazioni governano anteprime, notifiche a schermo e recapito via e-mail.